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− | Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.<br />
| + | '''ITMD001''' - Esta instrução de trabalho informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.<br /> |
| Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo. | | Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo. |
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− | == <big>'''Manual'''</big> == | + | == <big>'''Instrução'''</big> == |
| == '''Criar Documento a partir do Modelo''' == | | == '''Criar Documento a partir do Modelo''' == |
| :<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''': | | :<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''': |
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| :<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Solicitação de Compras"''' e clique em '''[Usar este modelo]''': | | :<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Solicitação de Compras"''' e clique em '''[Usar este modelo]''': |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-165012.PNG]] | + | <!-- :[[File:ClipCapIt-150708-165012.PNG]] --> |
| + | :[[File:ClipCapIt-170131-150131.PNG]] |
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| == '''Editar Título''' == | | == '''Editar Título''' == |
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| Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir. | | Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir. |
| === '''Dados do Cabeçalho''' === | | === '''Dados do Cabeçalho''' === |
− | :<big>'''1) '''</big> Informe o '''<big>Data, Requisitante, Setor e Destino</big>''' nos locais em amarelo:
| + | * Informe a '''<big>Data, Requisitante, Setor e Destino</big>''' nos locais em amarelo. |
− | :'''Observação:''' Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco; Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.
| + | *'''Observação:''' Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco. |
− | :'''Antes da Edição:''' | + | * Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo. |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-165754.PNG]] | + | :'''(1) Data:''' A data vem, por padrão, preenchida com o dia de hoje, mas você pode editá-la se quiser. |
− | :'''Depois da Edição:''' | + | :'''(2) Setor:''' Informe o setor que irá receber estes materiais, por exemplo, Marketing, Curso de Eng. de Produção, Laboratório de Química, etc. |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-165925.PNG]] | + | :'''(3) Requisitante:''' Informe o nome do requisitante da compra. |
| + | :'''(4) Destino:''' Informe o destino ou motivo. Se a compra estiver relacionada a um evento específico, exemplo: SIEF 2015, Reforma do Prédio EM, etc. Se não houver nenhum destino específico, apenas apague as informações deste campo. |
| + | |
| + | :'''<big>Antes da Edição:</big>''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150709-092101.PNG]] |
| + | :'''<big>Depois da Edição:</big>''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150709-090835.PNG]] |
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| === '''Descrição dos Materiais''' === | | === '''Descrição dos Materiais''' === |
− | :<big>'''1) '''</big> Informe a '''"Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida"''' dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).
| + | * Informe a '''"Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida"''' dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.). |
− | :'''Antes da Edição:''' | + | :'''<big>Antes da Edição:</big>''' |
| :[[File:ClipCapIt-150708-170252.PNG]] | | :[[File:ClipCapIt-150708-170252.PNG]] |
− | :'''Depois da Edição:''' | + | :'''<big>Depois da Edição:</big>''' |
| :[[File:ClipCapIt-150708-171025.PNG]] | | :[[File:ClipCapIt-150708-171025.PNG]] |
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| === '''Centro de Custo''' === | | === '''Centro de Custo''' === |
− | :<big>'''1) '''</big> Informe o '''"Código do Centro de Custo"''', a '''"Descrição"''' e o '''"Percentual de Rateio"'''. Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
| + | * Informe o '''"Código do Centro de Custo"''', a '''"Descrição"''' e o '''"Percentual de Rateio"'''. Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR. |
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| ::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]''' | | ::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]''' |
| ::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]''' | | ::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]''' |
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− | :'''Antes da Edição:''' | + | :'''<big>Antes da Edição:</big>''' |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-171551.PNG]]
| + | :[[File:ClipCapIt-150709-093243.PNG]] |
− | :'''Depois da Edição:'''
| + | :'''<big>Depois da Edição:</big>''' |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-171638.PNG]]
| + | :[[File:ClipCapIt-150709-093448.PNG]] |
− | | |
− | === '''Data e Assinatura''' ===
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− | :<big>'''1) '''</big> A '''<big>data</big>''' estará inserida no relatório automaticamente, com o dia de hoje, mas se desejar, pode alterá-la clicando em cima e escrevendo a nova data.
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− | :<big>'''2) '''</big> Informe o '''<big>nome de quem fez o acerto</big>''' e o '''<big>CPF</big>''' nos campos indicados (em amarelo).
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− | :<big>'''3) '''</big> Informe o '''<big>nome e o cargo</big>''' do diretor/vice diretor ou supervisor que está autorizando este relatório, nos campos em amarelo.
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− | :'''Antes da Edição:'''
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-134458.PNG]] | |
− | :'''Depois da Edição:''' | |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-134705.PNG]]
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− | === '''Gastos referentes ao Deslocamento''' ===
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− | :<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Deslocamento"</big>''':
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-135524.PNG]] | |
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− | :<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes ao deslocamento: Gasolina, Pedágio ou Passagem, cada qual em sua tabela. Ao informar os valores nesta aba, os valores vão automaticamente para o relatório.
| + | === '''Possíveis Fornecedores''' === |
− | | + | * Nesta tabela, informe possíveis fornecedores dos materiais solicitados, preencha os campos detalhados a seguir. |
− | :'''Antes da Edição:''' | + | :'''(1) Fornecedor:''' Informe o nome da empresa fornecedora que você indica para a compra do material. |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-135823.PNG]]
| + | :'''(2) Material:''' Se foram solicitados mais tipos de materiais, informe de qual material o fornecedor citado se refere. |
− | :'''Depois da Edição:''' | + | :'''(3) Telefone:''' Informe o telefone do fornecedor, se souber. |
− | ''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
| + | :'''(4) E-mail:''' Informe o e-mail do fornecedor, se souber. |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-135934.PNG]] | |
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− | === '''Gastos referentes à Hospedagem''' ===
| + | :'''<big>Antes da Edição:</big>''' |
− | :<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Hospedagem"</big>''': | + | :[[File:ClipCapIt-150709-093652.PNG]] |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-140619.PNG]] | + | :'''<big>Depois da Edição:</big>''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150709-094019.PNG]] |
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− | :<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Hospedagem. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório. | + | === '''Últimas informações''' === |
| + | * Preencha os campos em amarelo, detalhados a seguir: |
| + | :'''(1)''' Informe uma justificativa para esta compra; |
| + | :'''(2)''' Informe o valor estimado da compra destes materiais; |
| + | :'''(3)''' Informe o prazo esperado para receber os materiais (em dias); |
| + | :'''(4)''' Informe se é ou não uma compra de urgência; |
| + | :'''(5)''' Se for uma compra de urgência, lembre-se de solicitar a assinatura de quem irá autorizar esta compra de urgência depois de impresso. |
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| :'''Antes da Edição:''' | | :'''Antes da Edição:''' |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-140836.PNG]] | + | :[[File:ClipCapIt-150708-172443.PNG]] |
− | :'''Depois da Edição:'''
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− | ''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-141204.PNG]]
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− | === '''Gastos referentes à Alimentação''' ===
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− | :<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Alimentação"</big>''':
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-141305.PNG]]
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− | :<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Alimentação. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.
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− | :'''Antes da Edição:'''
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-141414.PNG]]
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| :'''Depois da Edição:''' | | :'''Depois da Edição:''' |
− | ''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-173024.PNG]] |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-141535.PNG]]
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− | === '''Verificando Valores''' ===
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− | :<big>'''1) '''</big> Volte para a '''<big>aba "Relatório"</big>''':
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-141735.PNG]]
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− | :<big>'''2) '''</big> Verifique que os valores totais estarão calculados e visíveis no relatório.
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− | :[[File:ClipCapIt-150708-141933.PNG]] | |
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| == '''Salvar documento''' == | | == '''Salvar documento''' == |
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| :[[File:ClipCapIt-150708-143944.PNG]] | | :[[File:ClipCapIt-150708-143944.PNG]] |
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− | :<big>'''5) '''</big> Após imprimir, colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa. | + | :<big>'''5) '''</big> Após imprimir, assine e colete a assinatura do supervisor. |
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− | :<big>'''6) '''</big> Anexe as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.
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| == '''Entregar na tesouraria''' == | | == '''Entregar na tesouraria''' == |
− | Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior. | + | Leve a solicitação, devidamente assinada, até a tesouraria ou responsável pelas compras da instituição. |