GED - Escanear, Limpar, Indexar e Remeter Documentos ao DocXpress

De IT's Instruções de Trabalho - FAHOR/CFJL
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Escaneando documentos

Separe a pasta de documentos a ser trabalhada
 
Em ordem, adicione os documentos no compartimento superior
  • PS: As folhas serão "puxadas" de trás pra frente, ou seja, a ordem da pilha ao final do processamento não será alterada
 
APENAS PARA CONFERÊNCIA, eventualmente, certifique-se que:
  1. O Alimentador está definido para Alimentador caso os papéis estejam dispostos no compartimento superior, ou Mesa caso a digitalização esteja sendo feita na base (para papéis tipo carta ou de formatos maiores)
  2. Ambos os lados serão escaneados de cada folha/documento
  3. A densidade de pontos é 300 DPI's
 
  1. Certifique-se que o trabalho Dossiê do Aluno esteja selecionado
  2. Clique em:
    1. Digitalizar uma página >: Para fazer um scan simples (ideal para fazer scan de uma única folha no alimentador)
    2. Digitalizar várias páginas >>: Para fazer scan de um lote de páginas, normalmente este será usado pois permitem agrupamento de diversas folhas num único lote
 
Após escanear, observe que um lote é criado (box à esquerda) e as páginas que o compõe são exibidas à direita
 

Limpando os documentos escaneados

Agora a etapa mais importante do scan, otimizar as páginas para a melhor legibilidade possível, observe que não é o foco deixar o arquivo "bonito", mas legível
  1. Certifique-se que esteja marcada esta opção (preto e branco e não escala de cinza), provavelmente nunca precisará ser mexido
  2. Aqui sugere-se essa configuração, deve ser padrão e provavelmente não precisará ser mexido, mas poderá experimentar alterações se achar necessário
  3. Caso precise rotacionar a imagem, use estas opções, também pode-se cortar a imagem deixando apenas a área útil (apenas quando convir e não for remover parte de um documento oficial)
  4. Aqui a recomendação é a seleção das duas caixas, marcando ambas ou apenas uma, e observar na imagem o reflexo, bem como o tamanho do arquivo
    • Caso o resultado não seja satisfatório, use os deslizantes para a esquerda ou direta até limpar o documento e tamanho dos arquivos ficar entre 40 e 100KB, quanto menor, melhor
  5. Para resetar as configurações e remover as melhorias no documento (começar do zero), clique em Configurações Originais
 

Indexando documentos (grupos)

Indexar documentos significa associá-los aos usuários no DocXpress
  1. Primeiro, acesse a aba início
  2. Clique em Indexação
  3. Informe o RA do acadêmico, se o registro existir, todos os dados serão buscados do banco paralelo
  4. Depois dos dados trazidos, informe o tipo de documento (do grupo de documentos) para indexar

PS: ABAIXO TEMOS UM EXEMPLO, PORTANTO O NOME NO DOCUMENTO NÃO CONDIZ COM O NOME DO ALUNO ASSOCIADO

 

Dividindo os arquivos

Ao escanear um lote grande de arquivos, é importante separá-los em tipos de documentos
  1. Na aba Início
  2. Com o documento a ser dividido selecionado (Todos os documentos a partir do documento selecionado, inclusive, serão separados num novo grupo de tipos de documento)
  3. Clique em Dividir para seccionar num novo grupamento
 
Com o lote separado em grupos de documentos, observe que não há indexação (a indexação é por grupo)
  1. Com o grupo de documentos selecionado (clicado) e não indexado (observe que não há informações de índice)
  2. Clique em Indexação para indexar o grupo de documentos
 
Com a indexação aberta...
  1. Com o grupo de documentos separado selecionado
  2. Informe o RA do aluno detentor dos documentos do grupo em questão
  3. Defina o tipo de documentos do grupo selecionado
 

Exportando trabalhos/lotes de documentos

Para exportar o lote, siga os passos abaixo:
  1. Clique na aba Início
  2. Clique em exportar lote
    • Opcionalmente, poderá clicar com o botão direito sobre o trabalho/lote e clicar em exportar, no pop-menu que abrir
 
 
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Conferir situação de lotes exportados

Para conferir os lotes exportados, acesse o diretório base (tipicamente C:\)
  1. Entre em Documentos Digitalizados
 
Ao abrir a pasta, os arquivos exportados e ainda não remetidos ao servidor, aparecem abaixo dos diretórios _Enviados ou _Erros
  • Não tendo nenhum arquivo, significa que todo o processo necessário já foi executado
 
Na pasta de _Erros ficam os lotes exportados que não foram remetido ao DocXpress, para saber o motivo, contate a área técnica
  • A área técnica (TI) deverá acessar o Visualizador de Eventos do windows e procurar as mensagens de erro causadas pelo DocXpress
 
Na pasta de _Enviados estão os arquivos que foram remetidos ao servidor e permanecem ali como forma de log local
  • Observe o nome do arquivo/pasta, é o mesmo nome do lote que, no kofax, foi exportado
 
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