Matricular aluno no curso de qualificação

ITSE169 - Essa instrução de trabalho demonstra como matricular um aluno nos cursos de qualificação: Cadastrar aluno, matricular, gerar boletos e enviar e-mail.

1º Passo: Logar no Sistema e Configurar o Ambiente

1. Acesse o Totvs Educacional, conforme figura abaixo:

2. Configure o Ambiente para a Qualificação, conforme figuras abaixo:

• Configure a Coligada (7):

• Configure a Filial:

- Siga os mesmos passos da configuração da Coligada, mas selecionando a opção "Faculdade Horizontina"

• Configure o Nível de Ensino:

- Siga os mesmos passos da configuração da Coligada, mas selecionando a opção "Qualificação"

2º Passo: Cadastrar Aluno

Primeiramente, é preciso cadastrar o aluno no sistema (ou encontrá-lo caso já esteja cadastrado no sistema). Para isso, siga os passos abaixo.

1. Clique na aba "Currículo e Oferta" e no botão "Alunos":

2. Na tela de filtro que abrir, selecione a opção "Nome" e clique em "Executar":

3. Escreva o Nome do aluno e clique em "Ok":

4. Se o Aluno já estiver cadastrado, clique duas vezes sobre ele e verifique se os dados estão corretos e atualizados. Se ele não estiver cadastrado ainda, siga os passos abaixo:

4.1 Clique no botão "Incluir":

• Preencha o máximo de campos possíveis, sendo os obrigatórios: Nome, Data de Nascimento, Estado e Cidade natal, Sexo, e Estado em Endereçamento.
• Orienta-se em primeiro lugar a fazer uma busca por pessoas no sistema com o objetivo de evitar cadastrados duplicados. Pense que um aluno de uma coligada pode já ter sido aluno de outra coligada e até mesmo funcionário. Portanto é necessário clicar no link da tela

4.2 Após preencher os campos da aba "Identificação", preencha os dados das abas "Endereço", "Documentos", e vá para a aba "Responsáveis"

• Algumas combinações quanto a preenchimentos necessários:

- CPF é obrigatório;

- Endereço completo é obrigatório;

- Cuidar nomes com letras maiúsculas e minúsculas;

- Cuidar ao selecionar a cidade (Natal e Atual). Pode aparecer duas listas de escolha. Quando isso acontecer pressione ESC para tirar a lista de cima e ficar com a de baixo que é a correta;

- Preencher o maior número de informações possíveis;

- Na aba de Responsáveis preencher corretamente o nome do Pai e da Mãe, fazendo inicialmente uma pesquisa para verificar se já não existem cadastrados.

4.3 Na aba responsáveis, é preciso preencher corretamente com os dados do Pai e da Mãe. Para preencher, clique nas reticências:

4.4 Ao clicar nas reticências, pesquise pelo nome do pai/mãe. Para isso, escreva o nome ou parte do nome entre os sinais de %, por exemplo: %Pedro da Silva% e de um "Enter". Em seguida, verifique se ele já existe. Se já existe, selecione a pessoa e de um "OK". Caso não exista, clique em "Incluir" .

4.4.1 Ao clicar em "Incluir", preencha com todos os dados possíveis, clique em "Salvar" e em "Ok".

4.5 Após preencher todos os dados do aluno, clique em "Salvar".

Cadastrar Cargo em que Trabalha

1. Na tela do cadastro do aluno, clique na aba superior "Endereço", em seguida, clique na aba inferior "Profissional" e clique nas "Reticências":

2. Na tela que abrir, verifique se o cargo já existe, selecione-o e clique em "Ok". Se o cargo não existe, você poderá cadastrar um novo clicando em "Incluir":

3. Na tela que abrir, escreva o "Código" (verifique qual foi o último cadastrado) e a "Descrição" do cargo. Em seguida clique em "Salvar" e em "Ok":

4. Retornando a tela "Ocupação", selecione o cargo que cadastramos e clique em "Ok":

5. Ao retornar para a tela do cadastro de aluno, não esqueça de salvar as alterações.

3º Passo: Definir Responsável Financeiro

Em seguida, é preciso definir o Responsável Financeiro.

1. Com a Tela de Cadastro do Aluno aberta, clique na aba "Responsáveis".

2. Por padrão, o sistema cadastra o aluno como Responsável Financeiro automaticamente, se o aluno for o responsável financeiro não é preciso fazer nada. Se o Responsável Financeiro for outra pessoa, clique nas "reticências" para alterar o responsável financeiro.

3. Na tela que abrir, selecione o campo de pesquisa, escreva o nome do responsável financeiro entre % (conforme figura) para verificar se já está cadastrado e de um "enter".

4. Se a pessoa já estiver cadastrada, selecione-a e clique em Ok

5. Se a pessoa/empresa não estiver cadastrada, clique em Incluir para cadastrar a pessoa.

5.1 Ao clicar em Incluir, abrirá uma tela de cadastro. Preencha todos os dados possíveis da pessoa (em todas as abas), clique em OK e Salvar.

5.2 Após selecionar e definir o Responsável Financeiro, clique em Ok para salvar as alterações.

6. Ao retornar para a tela de cadastro do aluno, clique em Salvar novamente.

4º Passo: Matricular no Curso

1. Com a Tela de Cadastro do Aluno aberta, clique em "Anexos" → "Cursos/Habilitações".:

2. Na aba que abrir ("Cursos/Habilitações"), clique em "Incluir":

3. Preencha os campos conforme figura abaixo, clique em "Salvar" e "Ok":

5º Passo: Matricular Aluno

1. Na aba "Cursos/Habilitações" da Tela de Cadastro do Aluno, "Selecione" o curso que acabamos de cadastrar, Clique em "Processos" e em "Matricular aluno":

2. Na tela que abrir, clique em "Avançar"

3. Na próxima tela, "Selecione a Turma" clicando nas reticências:

4. Ta tela que abrir, selecione a turma e clique em "OK". Você voltará para a tela anterior, então, clique em "Avançar"

5. Na tela "Disciplinas da matrícula do aluno", clique em "Avançar"

6. Na tela "Quadro de horários", clique em "Avançar"

7. Na próxima tela preencha os campos conforme instruções a seguir.

1. Selecione o Plano de Pagamento, clicando nas reticências.
2. Marque a opção Gerar lançamentos e selecione Por parcela
3. Informe:
   • - Parcela inicial = 1
   • - Parcela final = 3 (Se for em 3x ou 2, se for em 2x) ou Parcela final = 1 (Se for à vista)
   • - Cota inicial = 1 e Cota final = 1
4. Marque Imprimir contrato e Imprimir boleto, se não preencher os valores automaticamente, informe conf. imagem abaixo
5. Clique em avançar

8. Na tela "Agendamento de processos" clique em "Avançar". Na próxima tela, clique em "Executar":

9. Aguarde enquanto o processo é finalizado. Ao finalizar, ele irá apresentar a tela abaixo. Se estiver com o símbolo verde, clique em fechar. Se estiver vermelho verifique o erro, caso não saiba solucionar, entre em contato com o CI.

Desconto Especial

Alguns alunos terão descontos especiais, por exemplo os egressos ou trabalhadores de empresas conveniadas. Para gerar esses descontos nos boletos, siga os passos abaixo.

1. Com a tela de cadastro do aluno aberta, clique em "Anexos" e em "Contratos":

2. Na aba "Contratos", clique duas vezes no nome do aluno para abrir o contrato:

3. Na tela que abrir, clique em "Anexos" e em "Bolsas":

4. Nesta tela, clique em "Incluir":

5. Preencha os campos, conforme instruções abaixo:

• Bolsa: Desconto Comercial
• Serviço: Curso de Qualificação
• Perído: Marque a opção "Parcela" e defina a "Parcela inicial" e "Parcela final" conforme o contrato (3x ou à vista).
• Desconto: Selecione a opção "Percentual" e escreva o "Percentual" de desconto.

• Clique em "Salvar" e em "OK".

6. Na aba "Bolsa", Selecione o Contrato, clique em "Processos" e em "Gerar lençamento":

• Confirme o lançamento clicando em "Yes":

7. Clique em "Ok" e em "Ok' novamente até fechar a tela de cadastro do aluno.

8. Clique na aba "Progresso de execução dos processos" no canto inferior esquerdo. Em seguida, clique no simbolo azul:

• Na tela que abrir, verifique se o processo deu certo e clique em "OK"

6º Passo: Imprimir Ficha de Matrícula

1. Com a Tela de Cadastro do Aluno aberta, clique em "Anexos" → "Matriculas no período letivo".

2. Na aba "Matriculas no período letivo", de um duplo clique no nome do aluno.

3. Na tela que abrir, Clique em "Anexos" → "Relatórios" → "Ficha de matrícula do Acadêmico":

4. Em seguida, imprima/salver a ficha de matrícula.

7º Passo: Gerar boletos

1. Clique na Aba "Financeiro/Contábil", em seguida, clique em "Boletos":

2. Na tela de filtro, selecione o filtro "RA" e clique em "Executar"

2.1 Digite o RA do aluno e clique em "Ok":

3. Selecione todos os boletos da pessoa, clique em "Processos" e em "Imprimir boleto"

4. Na tela que abrir, clique nas reticências para selecionar o relatório.

4.1 Selecione o relatório "Boleto PDF" e clique em "OK"

Clique em "Executar"

5. No canto inferior esquerdo, clique na aba "Progresso da execução do(s) processo(s)", em seguida, clique no símbolo azul.

6. Salves os boletos em sua máquina

8º Passo: Enviar e-mail para os alunos

Envie um e-mail para o Acadêmico com os boletos em anexo:

Prezado acadêmico _______________,

Confirmo sua matrícula no curso de Qualificação ____________.

O mesmo terá início no dia ____/___/___, às ___:___, na sala _________ prédio ____.

Em anexo boleto(s) para pagamento do curso.

Solicito que confirme o recebimento deste e-mail

Obrigado por escolher um curso de Qualificação da FAHOR.