Modelo Despesa de Viagem

Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para relatar as despesas de viagens relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.

Manual

Criar Documento a partir do Modelo

1) Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive]:

2) Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:

3) Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:

4) Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Relatório de Despesas de Viagens" e clique em [Usar este modelo]:

Editar Título

1) Clique no título atual para editar o título:

2) Na caixa que abrir, digite o título do artigo e clique em [OK]:

Editar Documento

Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.

a) Motivo, Data, Local e Participantes da Viagem

1) Informe o Motivo, Data, Local e Participantes nos locais em amarelo:

Observação: Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

2) Se você já recebeu algum "Pagamento Antecipado" ou "Adiantamento" informe nos campos em amarelo. Se não recebeu nenhum valor, apenas apague as informações dentro dos campos em amarelo.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

3) Se possuir alguma observação, informe no campo em amarelo ao lado de "Observações:", se não tiver nenhuma observação, apenas apague a informação dentro do campo em amarelo.

Em seguida, preencha as informações na tabela "RATEIO DE CENTRO DE CUSTOS". Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.

• Centro de Custos da FAHOR
• Centro de Custos do CFJL

Antes da Edição:

Depois da Edição:

• Valor Total: Altere <ValorTotal> pelo valor total gasto por você com a viagem
• Motivo: Altere <Motivo da viagem> pelo motivo da viagem
• Data: Altere <Data(s)> pela Data ou Datas (período) da viagem
• Local: Altere <Local/Destino> para informar o local/destino da viagem
• Participantes: Informe o nome completo dos participantes da viagem no lugar de <Nome completo dos participantes>
• Descritivo de despesas: Informe detalhadamente os gastos referentes à viagem
• Observação: Altere <Se necessária alguma observação> se deseja observar algo, se não, apenas apague esta escrita.
• TOTAL GERAL: Informe o total geral em valores e por extenso substituindo os valores <Total Geral> (<Total geral por extenso>)
• Rateio de Centro de Custos: Preencha a tabela informando o código, descrição e percentual de acordo com os cetros de custos que irão ratear as despesas. Para saber os centro de custos acesse:

• Substitua os campos <Local>, pelo pelo Local e Data da assinatura deste documento
• Substitua o campo <Nome de quem fez o acerto> pelo nome de quem fez o acerto dos valores da viagem
• CPF: Informe o CPF no campo <Informe o CPF>
• Ciente: Informe o nome e cargo do responsável por autorizar o documento, substituindo os campos <Nome diretor/vice ou supervisor que pode autorizar> e <Cargo>.
• Observação: Utilize esse local para fazer observações referentes a despesas como por exemplo, dizer que as passagens foram compradas pela instituição e não por você, jutificando que o valor total declarado não bate com o valor a ser ressarcido.

Salvar documento

Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:

Preparar Documento para entregar a tesouraria

Você deve imprimir o documento.

• Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:

• Em seguida, selecione a impressora e clique em [Imprimir]:

Também é necessário anexar as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.

Colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.

Entregar na tesouraria

Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.