Mudanças entre as edições de "Fluxo de correspondências e encomendas"
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=== Responsabilidades === | === Responsabilidades === | ||
| − | * | + | * Os processos de recebimento e envio de correspondência ou encomenda, registros de entrega, envio e comunicação com destinatários e remetentes é de responsabilidade das Centrais de Atendimento do Centro e do Campus. |
=== Fluxo de Chegada === | === Fluxo de Chegada === | ||
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# Coleta nos Correios - Central de atendimento do Centro fará a coleta no correio 3x por semana (segunda, quarta e sextas). | # Coleta nos Correios - Central de atendimento do Centro fará a coleta no correio 3x por semana (segunda, quarta e sextas). | ||
| − | # Repasse entre unidades - Central de atendimento do Centro fará a entrega na | + | # Repasse entre unidades - Central de atendimento do Centro fará a entrega na central de atendimento do Campus, nos mesmos dia em que houverem coleta nos correios. |
# Recepção de encomendas - Ambas as Centrais farão o recebimento de encomendas via transportadora e, havendo necessidade de repasse, farão entre elas. | # Recepção de encomendas - Ambas as Centrais farão o recebimento de encomendas via transportadora e, havendo necessidade de repasse, farão entre elas. | ||
# Aviso ao destinatário - Centrais de atendimento são responsáveis por alertar o destinatório da chegada de correspondências e encomendas, para que o mesmo compareça a central e faça a retirada. | # Aviso ao destinatário - Centrais de atendimento são responsáveis por alertar o destinatório da chegada de correspondências e encomendas, para que o mesmo compareça a central e faça a retirada. | ||
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# Central de Atendimento faz o registro da entrega - Através de caderno de registro e/ou foto. | # Central de Atendimento faz o registro da entrega - Através de caderno de registro e/ou foto. | ||
# Entrega a correspondência ou encomenda. | # Entrega a correspondência ou encomenda. | ||
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=== Fluxo de Envio === | === Fluxo de Envio === | ||
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# Repasse entre unidades - A central de atendimento do centro é a responsável pela postagem e, fará a coleta na unidade do campus, nos mesmos dias em que faz a entrega das correspondências que chegaram. | # Repasse entre unidades - A central de atendimento do centro é a responsável pela postagem e, fará a coleta na unidade do campus, nos mesmos dias em que faz a entrega das correspondências que chegaram. | ||
# Postagem nos correios e/ou transportador - Pessoal da central da unidade centro fará a postagem e comunicará o solicitante do envio que a mesma foi despachada e passará o código de rastreio quando houver. | # Postagem nos correios e/ou transportador - Pessoal da central da unidade centro fará a postagem e comunicará o solicitante do envio que a mesma foi despachada e passará o código de rastreio quando houver. | ||
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| + | === Procedimentos padrões para todos os colaboradores === | ||
| + | * Ao fazer uma compra ou combinar o envio de correspondência é necessário alertar para que seja destacado seu nome (aos cuidados) para que seja possível descobrir à quem deve ser entregue a correspondência ou encomenda. | ||
| + | * Essa informação também pode ser repassada aos estudantes que trabalham em projetos (pesquisa, baja, aero, etc) para que seja identificado o nome da pessoa que poderá retirar o mesmo na central de atendimento. | ||
Edição atual tal como às 11h07min de 13 de agosto de 2020
ITXXXXX - Aqui você encontra instruções sobre o fluxo de correspondências e encomendas recebidas e enviadas pelas instituições.
Responsabilidades
- Os processos de recebimento e envio de correspondência ou encomenda, registros de entrega, envio e comunicação com destinatários e remetentes é de responsabilidade das Centrais de Atendimento do Centro e do Campus.
Fluxo de Chegada
- O Fluxo de chegada que determina a entrada de correspondências e encomendas deve ser realizado dá seguinte forma:
- Coleta nos Correios - Central de atendimento do Centro fará a coleta no correio 3x por semana (segunda, quarta e sextas).
- Repasse entre unidades - Central de atendimento do Centro fará a entrega na central de atendimento do Campus, nos mesmos dia em que houverem coleta nos correios.
- Recepção de encomendas - Ambas as Centrais farão o recebimento de encomendas via transportadora e, havendo necessidade de repasse, farão entre elas.
- Aviso ao destinatário - Centrais de atendimento são responsáveis por alertar o destinatório da chegada de correspondências e encomendas, para que o mesmo compareça a central e faça a retirada.
- OBS: As correspondência enviada para CFJL, FAHOR e Incubadora ficam armazenadas na Caixa Postal dos Correios e serão retirada nos dias de coleta.
Fluxo de Entrega
- O Fluxo de entrega de correspondências e encomendas, ao destinatário deve ser realizado da seguinte forma:
- Destinatário comparece a Central de Atendimento - Na chegada da correspondência a Central avisou o destinatário que a mesma estava à disposição e agora o mesmo precisa comparecer na central de atendimento para retirada.
- Central de Atendimento faz o registro da entrega - Através de caderno de registro e/ou foto.
- Entrega a correspondência ou encomenda.
Fluxo de Envio
- O Fluxo de envio de correspondências e encomendas deve ser realizado da seguinte forma:
- Solicitar o envio - Solicitar o envio entregando a correspondência ou encomenda nas Centrais de Atendimento, juntamente com os dados necessários para o envio como, forma (Normal, SEDEX, AR, Transportadora) e dados do destinatário (Nome, aos cuidados de quem e endereço completo).
- Repasse entre unidades - A central de atendimento do centro é a responsável pela postagem e, fará a coleta na unidade do campus, nos mesmos dias em que faz a entrega das correspondências que chegaram.
- Postagem nos correios e/ou transportador - Pessoal da central da unidade centro fará a postagem e comunicará o solicitante do envio que a mesma foi despachada e passará o código de rastreio quando houver.
Procedimentos padrões para todos os colaboradores
- Ao fazer uma compra ou combinar o envio de correspondência é necessário alertar para que seja destacado seu nome (aos cuidados) para que seja possível descobrir à quem deve ser entregue a correspondência ou encomenda.
- Essa informação também pode ser repassada aos estudantes que trabalham em projetos (pesquisa, baja, aero, etc) para que seja identificado o nome da pessoa que poderá retirar o mesmo na central de atendimento.