Modelo Deslocamento de Docente para Acerto Financeiro

• ITPR033 - Esta instrução de trabalho informa como os professores da FAHOR devem proceder para relatar as despesas com o deslocamento à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
• Siga as instruções a seguir para fazer seu relatório utilizando o modelo.

Passo 01 - Criar Documento a partir do Modelo

1. Acesse seu e-mail da FAHOR, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive].
   • Dica: O caminho direto para o Drive é [drive.google.com]

     

2. Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:

   

3. Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:

   

4. Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Deslocamento de Docente para Acerto Financeiro de Despesas" e clique em [Usar este modelo]:

   :

Passo 02 - Editar Título

1. Clique no título atual:

   

2. Edite o título e de um Enter:

   

Passo 03 - Editar Documento

• Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.
• As informações devem ser colocadas nos campos em amarelo.

a) Apresentação

1. Leia atentamente o texto localizado no início do relatório antes de preencher os dados.

   

b) Preencher a Identificação do Professor

1. Agora é preciso preencher os dados de identificação do professor e deslocamento realizado. Para isso, preenche os campos em amarelo, conforme detalhado abaixo:
   1. Professor - Informe o nome completo do professor
   2. Deslocamento (ida e volta) - Informe a cidade que reside ou de partida e a cidade de destino (realização das aulas).
   3. Período - Informe o período (início e fim) referente ao relatório.
   4. Locomoção - Marque um "X" dentro da opção de locomoção (Própria ou Ônibus).
   5. Curso - Informe o Curso relacionado aos deslocamentos
   • Antes das edições:

     

   • Depois das edições (os campos em amarelo serão formatados automaticamente):

     

c) Tabela de Aulas/Atividades

1. O próximo passo é preencher as datas que houve o deslocamento.
2. Informe as datas de acordo com as atividades: Aulas; Reunião de Professores do Curso; Orientações de TFC; Práticas Profissionais ou Estágios Curriculares; Outros.
   • Antes das edições:

     

   • Depois das edições:

     

d) Discriminação das despesas

1. O passo seguinte é informar os dados das despesas.
2. Nesta tabela, informe os valores gastos com:
   1. Combustível e lubrificantes
   2. Passagem
   3. Hospedagem
   4. Táxi
   5. Alimentação
   6. Outras despesas (Especificar)
   7. Despesas sem comprovante (Especificar)
3. Para os campos que não houve despesa, informe 0 (zero)
4. Se você recebeu algum pagamento antecipado, informe o valor no campo Adiantamento recebido, se não recebeu, informe 0 (zero)
   • Antes das edições:

     

   • Depois das edições:

     

5. A planilha irá calcular os valores automaticamente, apenas confira se todos os valores estão OK.

e) Observações

1. Se houver alguma observação a ser feita, informe no campo em amarelo. Se não tiver nenhuma observação, apenas apague o conteúdo dentro do campo em amarelo.
   • Antes da Edição:

     

   • Depois da Edição:

     

f) Centro de Custo

1. Preencha as informações na tabela "RATEIO DE CENTRO DE CUSTOS". Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize o link a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo da FAHOR: Centro de Custos da FAHOR
   • Antes da Edição:

     

   • Depois da Edição:

     

g) Verificar Valores

1. O Valor do ACERTO será informado automaticamente, assim como seu valor por extenso.
2. Verifique os valores e informações (é possível alterar manualmente, porém, se houver algum problema, informe o CI).

   

h) Data e Assinatura

1. A data estará inserida no relatório automaticamente, com o dia de hoje, mas se desejar, pode alterá-la clicando em cima e escrevendo a nova data.
2. Informe o nome de quem fez o acerto e o CPF nos campos indicados (em amarelo).
3. Informe o nome e o cargo do diretor/vice diretor ou supervisor que está autorizando este relatório, nos campos em amarelo.
   • Antes da Edição:

     

   • Depois da Edição:

     

i) Salvar documento

Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:

j) Preparar e Imprimir Documento para entregar a tesouraria

Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria

1. Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:

1. Em seguida, configure a página para impressão:
   1. Deixe marcada a opção "Página atual" para imprimir apenas a página do relatório (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir);
   2. Marque a opção "Sem linhas de grade" para que as linhas da planilha não sejam impressas;
   3. Deixe o tamanho do papel como "A4";
   4. Em layout, selecione as opções "Ajustar à largura"
   5. e "Retrato"
   6. Clique em Imprimir:

      

2. Na tela que abrir clique na "Impressora":

   

3. Em seguida, escolha a impressora e clique em "Imprimir":

   

   • Se deseja fazer o download, em vez de escolher a impressora, selecione a opção "Salvar como PDF" e clique em [Salvar].
4. Após imprimir, colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.
5. Anexe as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.

k) Entregar na tesouraria

Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.