Modelo Despesa de Viagem

Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para relatar as despesas de viagens relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
Siga as instruções a seguir para fazer seu relatório utilizando o modelo.

Criar Documento a partir do Modelo

1) Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive]:

2) Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:

3) Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:

4) Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Relatório de Despesas de Viagens" e clique em [Usar este modelo]:

Editar Título

1) Clique no título atual para editar o título:

2) Na caixa que abrir, digite o título do artigo e clique em [OK]:

Editar Documento

Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.

Motivo, Data, Local e Participantes

1) Informe o Motivo, Data, Local e Participantes nos locais em amarelo:

Observação: Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Pagamento Antecipado e Adiantamento

2) Se você já recebeu algum "Pagamento Antecipado" ou "Adiantamento" informe nos campos em amarelo. Se não recebeu nenhum valor, apenas apague as informações dentro dos campos em amarelo.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Observações e Centro de Custo

3) Se possuir alguma observação, informe no campo em amarelo ao lado de "Observações:", se não tiver nenhuma observação, apenas apague a informação dentro do campo em amarelo.

Em seguida, preencha as informações na tabela "RATEIO DE CENTRO DE CUSTOS". Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.

• Centro de Custos da FAHOR
• Centro de Custos do CFJL

Antes da Edição:

Depois da Edição:

• Valor Total: Altere <ValorTotal> pelo valor total gasto por você com a viagem
• Motivo: Altere <Motivo da viagem> pelo motivo da viagem
• Data: Altere <Data(s)> pela Data ou Datas (período) da viagem
• Local: Altere <Local/Destino> para informar o local/destino da viagem
• Participantes: Informe o nome completo dos participantes da viagem no lugar de <Nome completo dos participantes>
• Descritivo de despesas: Informe detalhadamente os gastos referentes à viagem
• Observação: Altere <Se necessária alguma observação> se deseja observar algo, se não, apenas apague esta escrita.
• TOTAL GERAL: Informe o total geral em valores e por extenso substituindo os valores <Total Geral> (<Total geral por extenso>)
• Rateio de Centro de Custos: Preencha a tabela informando o código, descrição e percentual de acordo com os cetros de custos que irão ratear as despesas. Para saber os centro de custos acesse:

• Substitua os campos <Local>, pelo pelo Local e Data da assinatura deste documento
• Substitua o campo <Nome de quem fez o acerto> pelo nome de quem fez o acerto dos valores da viagem
• CPF: Informe o CPF no campo <Informe o CPF>
• Ciente: Informe o nome e cargo do responsável por autorizar o documento, substituindo os campos <Nome diretor/vice ou supervisor que pode autorizar> e <Cargo>.
• Observação: Utilize esse local para fazer observações referentes a despesas como por exemplo, dizer que as passagens foram compradas pela instituição e não por você, jutificando que o valor total declarado não bate com o valor a ser ressarcido.

Salvar documento

Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:

Preparar Documento para entregar a tesouraria

Você deve imprimir o documento.

• Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:

• Em seguida, selecione a impressora e clique em [Imprimir]:

Também é necessário anexar as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.

Colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.

Entregar na tesouraria

Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.