Modelo de Solicitação de Compras

Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo.

Criar Documento a partir do Modelo

1) Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive]:

2) Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:

3) Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:

4) Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Solicitação de Compras" e clique em [Usar este modelo]:

Editar Título

1) Clique no título atual para editar o título:

2) Na caixa que abrir, digite o título do artigo e clique em [OK]:

Editar Documento

Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.

Dados do Cabeçalho

1) Informe o Data, Requisitante, Setor e Destino nos locais em amarelo:

Observação: Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco; Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Descrição dos Materiais

1) Informe a "Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida" dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Observações e Centro de Custo

1) Se possuir alguma observação, informe no campo em amarelo ao lado de "Observações:", se não tiver nenhuma observação, apenas apague a informação dentro do campo em amarelo.

2) Em seguida, preencha as informações na tabela "RATEIO DE CENTRO DE CUSTOS". Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.

• Centro de Custos da FAHOR
• Centro de Custos do CFJL

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Data e Assinatura

1) A data estará inserida no relatório automaticamente, com o dia de hoje, mas se desejar, pode alterá-la clicando em cima e escrevendo a nova data.

2) Informe o nome de quem fez o acerto e o CPF nos campos indicados (em amarelo).

3) Informe o nome e o cargo do diretor/vice diretor ou supervisor que está autorizando este relatório, nos campos em amarelo.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Gastos referentes ao Deslocamento

1) Vá até a parte inferior do relatório e clique na aba "Deslocamento":

2) Nesta aba, informe os gastos referentes ao deslocamento: Gasolina, Pedágio ou Passagem, cada qual em sua tabela. Ao informar os valores nesta aba, os valores vão automaticamente para o relatório.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos valores desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.

Gastos referentes à Hospedagem

1) Vá até a parte inferior do relatório e clique na aba "Hospedagem":

2) Nesta aba, informe os gastos referentes à Hospedagem. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos valores desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.

Gastos referentes à Alimentação

1) Vá até a parte inferior do relatório e clique na aba "Alimentação":

2) Nesta aba, informe os gastos referentes à Alimentação. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.

Antes da Edição:

Depois da Edição:

Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos valores desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.

Verificando Valores

1) Volte para a aba "Relatório":

2) Verifique que os valores totais estarão calculados e visíveis no relatório.

Salvar documento

Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:

Preparar Documento para entregar a tesouraria

Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria

1) Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:

2) Em seguida, configure a página para impressão:

(1) Deixe marcada a opção "Página atual" para imprimir apenas a página do relatório (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir);

(2) Marque a opção "Sem linhas de grade" para que as linhas da planilha não sejam impressas;

(3) Deixe o tamanho do papel como "A4";

(4) e (5) Em layout, selecione as opções "Ajustar à largura" e "Retrato"

(6) Clique em Imprimir:

3) Na tela que abrir clique na "Impressora":

4) Em seguida, escolha a impressora e clique em "Imprimir":

5) Após imprimir, colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.

6) Anexe as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.

Entregar na tesouraria

Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.