Modelo de Solicitação de Compras
Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo.
Manual
Criar Documento a partir do Modelo
- 1) Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive]:
- 2) Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:
- 3) Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:
- 4) Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Solicitação de Compras" e clique em [Usar este modelo]:
Editar Título
- 1) Clique no título atual para editar o título:
- 2) Na caixa que abrir, digite o título do artigo e clique em [OK]:
Editar Documento
Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.
Dados do Cabeçalho
- Informe a Data, Requisitante, Setor e Destino nos locais em amarelo.
- Observação: Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.
- Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.
- (1) Data: A data vem, por padrão, preenchida com o dia de hoje, mas você pode editá-la se quiser.
- (2) Setor: Informe o setor que irá receber estes materiais, por exemplo, Marketing, Curso de Eng. de Produção, Laboratório de Química, etc.
- (3) Requisitante: Informe o nome do requisitante da compra.
- (4) Destino: Informe o destino ou motivo. Se a compra estiver relacionada a um evento específico, exemplo: SIEF 2015, Reforma do Prédio EM, etc. Se não houver nenhum destino específico, apenas apague as informações deste campo.
- Antes da Edição:
- Depois da Edição:
Descrição dos Materiais
- Informe a "Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida" dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).
- Antes da Edição:
- Depois da Edição:
Centro de Custo
- Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
- Antes da Edição:
- Depois da Edição:
Possíveis Fornecedores
- Nesta tabela, informe possíveis fornecedores dos materiais solicitados, preencha os campos detalhados a seguir.
- (1) Fornecedor: Informe o nome da empresa fornecedora que você indica para a compra do material.
- (2) Material: Se foram solicitados mais tipos de materiais, informe de qual material o fornecedor citado se refere.
- (3) Telefone: Informe o telefone do fornecedor, se souber.
- (4) E-mail: Informe o e-mail do fornecedor, se souber.
- Antes da Edição:
- Depois da Edição:
Últimas informações
- 1) Preencha os campos em amarelo, detalhados a seguir:
- (1) Informe uma justificativa para esta compra;
- (2) Informe o valor estimado da compra destes materiais;
- (3) Informe o prazo esperado para receber os materiais (em dias);
- (4) Informe se é ou não uma compra de urgência;
- (5) Se for uma compra de urgência, lembre-se de solicitar a assinatura de quem irá autorizar esta compra de urgência depois de impresso.
- Antes da Edição:
- Depois da Edição:
Salvar documento
Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:
Preparar Documento para entregar a tesouraria
Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria
- 1) Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:
- 2) Em seguida, configure a página para impressão:
- (1) Deixe marcada a opção "Página atual" para imprimir apenas a página do relatório (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir);
- (2) Marque a opção "Sem linhas de grade" para que as linhas da planilha não sejam impressas;
- (3) Deixe o tamanho do papel como "A4";
- (4) e (5) Em layout, selecione as opções "Ajustar à largura" e "Retrato"
- (6) Clique em Imprimir:
- 3) Na tela que abrir clique na "Impressora":
- 4) Em seguida, escolha a impressora e clique em "Imprimir":
- 5) Após imprimir, assine e colete a assinatura do supervisor.
Entregar na tesouraria
Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.