Processo de registro de ACG's

ITSE212 - Esta instrução apresenta o processo de solicitação de registro de ACG's como um todo. Ela permite obter uma visão de todas as partes que compõe o fluxo de atividades e quem são os responsáveis por executar cada uma dessas atividades.

Diagrama

O diagrama a seguir apresenta as etapas pelas quais uma solicitação de registro de ACG's passará após ser feita pelo acadêmico através do portal acadêmico.

A etapa Aguardando anexos é a primeira etapa no ciclo de vida de uma solicitação. Quando o acadêmico faz a solicitação de registro de ACG's pelo portal acadêmico, a solicitação é registrada e fica pendente, aguardando o acadêmico anexar arquivos que comprovam a realização da atividade que deseja registrar. Após anexar os arquivos, em no máximo 4 horas a solicitação irá avançar para a etapa Análise do coordenador(a), automaticamente.

Na etapa Análise do coordenador(a), a solicitação fica sob a responsabilidade do coordenador do curso, para que seja analisada na próxima reunião do colegiado do curso. Quando o coordenador/comissão coordenadora decida pelo deferimento ou indeferimento do registro da ACG, a solicitação avança para a próxima etapa, que dependerá da decisão que foi tomada.

Caso a decisão tenha sido indeferida, a solicitação avança para a etapa Concluído. O acadêmico recebe a notificação de que a solicitação foi indeferida, juntamente com as notas que o coordenador colocou ao indeferir a solicitação.

Caso a decisão tenha sido deferida, a solicitação avança para a etapa Registro pela secretaria, onde o responsável pelo atendimento na secretaria deverá efetuar o registro da ACG no sistema. Quando a atividade estiver registrada, o responsável avança o atendimento para a etapa Concluído e o acadêmico recebe a notificação da conclusão do registro de sua atividade. Caso o atendente da secretaria encontre um problema durante o registro (como o acadêmico já ter ultrapassado o máximo de horas permitidas, ou o documento comprobatório não estar nos padrões necessários para arquivamento, por exemplo), ele também pode reencaminhar a solicitação para a etapa Análise do coordenador(a) para que ela seja reanalisada.

Atingir a etapa Concluído é o indicativo de que todas as ações necessárias para a referida ACG já foram executadas. Isso indica que o que podia/devia ser feito, foi feito.

Tarefas e responsáveis

As etapas apresentadas no diagrama representam o processo como visto pelo acadêmico. Entretanto, para que o processo de registro de ACG's como um todo possa ser executado, existem passos extras que precisam ser executados antes do início do recebimento das solicitações. Esses passos visam preparar o sistema para que ele possa receber as solicitações de registro de ACG's.

Passos iniciais: preparação para o recebimento das solicitações de registro de ACG's

• Definição do período de solicitação de registro de ACG's

Durante o período de solicitação de registro de ACG's

• Ações sob responsabilidade do acadêmico:
  • Solicitação de registro de ACG's
• Ações sob responsabilidade do coordenador/comissão coordenadora:
  • Responder solicitação de registro de ACG's
• Ações sob responsabilidade da secretaria acadêmica:
  • Efetuar o registro da ACG no sistema