Criar evento na agenda

ITCM009 - Essa instrução de trabalho demonstra como marcar um evento na sua agenda.

Você já deve ter acesso a agenda seguindo o processo da instrução de trabalho Acessando a Agenda.

Criar um evento na agenda

• Você pode criar um evento de duas formas que serão explicadas a seguir:

Através do botão CRIAR

• Clique no botão CRIAR que está localizado no quanto superior esquerdo;

• Preencha um nome para o evento, data e horário inicial, bem como data e horário final. Seguindo as configurações o próprio sistema irá sugerir o horário final e que o evento termina no mesmo dia. Você pode editar essas informações sem problema;

• Tem-se a opção de marcar o campo dia inteiro em caso de eventos que tem a duração integral na data;

• Também existe a opção de marcar o campo Repetir para casos em que o evento tenha uma periodicidade. Ao clicar nessa opção abre-se uma tela para configurar essa periodicidade e, a partir disso, o sistema irá agendar várias vezes o mesmo evento:

• No campo Onde descreva o local onde acontecerá o evento. Seja bem específico pois esse local servirá de base para as pessoas saberem onde será o evento;

• No campo Agenda sempre vem por padrão a sua agenda pessoal mas, você pode selecionar outras agendas que tenham sido criadas ou importadas, desde que você tenha acesso para inserir eventos;

• No campo Descrição descreva o real motivo da reunião ou evento. Tente descrever ao máximo para que todos que recebam convite para o evento saibam do que se trata e qual é a importância do evento. Em casos de reunião, sugere-se colocar nessa campo a Pauta;

• No link Anexo tem-se a opção de adicionar arquivos anexos a reunião. Isso é importante quando, por exemplo, se marca uma reunião para discutir um documento e, ao anexar o mesmo na reunião, todos convidados já terão acesso ao documento e poderão se aprofundar desde o recebimento do convite para o evento;

• Em Cor do evento você pode trocar a cor que o evento terá na exibição da agenda. Por padrão vem marcada uma cor específica da agenda mas você pode mudar para chamar mais a atenção em eventos específicos;

• Em Notificações você define a forma com que vai ser avisado do evento. Parte-se da forma padrão definida nas configurações, as quais já serão adicionadas automaticamente mas, você poderá modificar a cada inserção de evento;

• Na opção Mostrar-me como defini-se se você ficará ocupado com o evento ou se será considerado livre para ter outro evento no mesmo período;

• Em Visibilidade define-se como os outros enxergam esse seu evento. Sugere-se deixar marcada a opção Padrão da agenda;

• No lado direito tem-se a opção de Adicionar convidados. Para adicionar um convidado você deve digitar seu e-mail e clicar no botão Adicionar;

• Ao final, deve-se subir ao topo da página e clicar no botão Salvar.

• Abaixo segue um print com os passos básicos para criar um evento:

• Ao clicar no botão Salvar será exibida uma pergunta se Gostaria de enviar convites aos convidados? Clique no botão Enviar para que sejam enviados e-mails convites aos adicionados na reunião possibilitando que eles respondam Sim, Talvez ou Não para a reunião e já associar o evento na agenda deles;

• Se você adicionou no evento uma pessoa externa a instituição, ou seja, que não use o e-mail institucional, será exibida uma mensagem solicitando sem tem certeza de que deseja convidá-los. Se for mesmo o interesse clique no botão Convidar pessoas externas;

• Pronto, com esses passos você adicionou um evento e convidou pessoas. Ao finalizar será possível visualizar o evento na agenda.

Criando um evento rápido

• Para rapidamente criar um evento pode-se clicar no dia e hora desejada e informar somente a descrição do evento;

• Após informar o campo O quê com a descrição pode-se já clicar no botão Criar evento ou no link Editar evento para informar todas as opções do evento como já demonstrados na outra forma de criar evento.

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