Fluxo de correspondências e encomendas

ITXXXXX - Aqui você encontra instruções sobre o fluxo de correspondências e encomendas recebidas e enviadas pelas instituições.

Responsabilidades

• Os processos de recebimento e envio de correspondência ou encomenda, registros de entrega, envio e comunicação com destinatários e remetentes é de responsabilidade das Centrais de Atendimento do Centro e do Campus.

Fluxo de Chegada

• O Fluxo de chegada que determina a entrada de correspondências e encomendas deve ser realizado dá seguinte forma:

1. Coleta nos Correios - Central de atendimento do Centro fará a coleta no correio 3x por semana (segunda, quarta e sextas).
2. Repasse entre unidades - Central de atendimento do Centro fará a entrega na central de tendimento do Campus, nos mesmos dia em que houverem coleta nos correios.
3. Recepção de encomendas - Ambas as Centrais farão o recebimento de encomendas via transportadora e, havendo necessidade de repasse, farão entre elas.
4. Aviso ao destinatário - Centrais de atendimento são responsáveis por alertar o destinatório da chegada de correspondências e encomendas, para que o mesmo compareça a central e faça a retirada.

• OBS: As correspondência enviada para CFJL, FAHOR e Incubadora ficam armazenadas na Caixa Postal dos Correios e serão retirada nos dias de coleta.

Fluxo de Entrega

• O Fluxo de entrega de correspondências e encomendas, ao destinatário deve ser realizado da seguinte forma:

1. Destinatário comparece a Central de Atendimento - Na chegada da correspondência a Central avisou o destinatário que a mesma estava à disposição e agora o mesmo precisa comparecer na central de atendimento para retirada.
2. Central de Atendimento faz o registro da entrega - Através de caderno de registro e/ou foto.
3. Entrega a correspondência ou encomenda.

Fluxo de Envio

• O Fluxo de envio de correspondências e encomendas deve ser realizado da seguinte forma:

1. Solicitar o envio - Solicitar o envio entregando a correspondência ou encomenda nas Centrais de Atendimento, juntamente com os dados necessários para o envio como, forma (Normal, SEDEX, AR, Transportadora) e dados do destinatário (Nome, aos cuidados de quem e endereço completo).
2. Repasse entre unidades - A central de atendimento do centro é a responsável pela postagem e, fará a coleta na unidade do campus, nos mesmos dias em que faz a entrega das correspondências que chegaram.
3. Postagem nos correios e/ou transportador - Pessoal da central da unidade centro fará a postagem e comunicará o solicitante do envio que a mesma foi despachada e passará o código de rastreio quando houver.

Procedimentos padrões para todos os colaboradores

• Ao fazer uma compra ou combinar o envio de correspondência é necessário alerta para que seja destacado seu nome (aos cuidados) para que seja possível descobrir à quem deve ser entregue e correspondência ou encomenda.
• Essa informação também pode ser repassada aos estudantes que trabalham em projetos (pesquisa, baja, aero, etc) para que seja identificado o nome da pessoa que poderá retirar o mesmo na central de atendimento.