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GED - Escanear, Limpar, Indexar e Remeter Documentos ao DocXpress (ver código-fonte)

Edição das 17h03min de 28 de novembro de 2019

5 196 bytes adicionados ,  17h03min de 28 de novembro de 2019
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=== Escaneando documentos ===
 
=== Escaneando documentos ===
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:Separe a pasta de documentos a ser trabalhada
 
:Separe a pasta de documentos a ser trabalhada
 
:[[Arquivo:2019-11-27 16_41_06-2019-11-27 15.14.24.jpg|700px]]
 
:[[Arquivo:2019-11-27 16_41_06-2019-11-27 15.14.24.jpg|700px]]
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* PS: As folhas serão "puxadas" de trás pra frente, ou seja, a ordem da pilha ao final do processamento não será alterada
 
* PS: As folhas serão "puxadas" de trás pra frente, ou seja, a ordem da pilha ao final do processamento não será alterada
 
:[[Arquivo:2019-11-27 16_41_21-2019-11-27 15.14.47.jpg|700px]]
 
:[[Arquivo:2019-11-27 16_41_21-2019-11-27 15.14.47.jpg|700px]]
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:'''APENAS PARA CONFERÊNCIA''', eventualmente, certifique-se que:
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#O '''Alimentador''' está definido para ''Alimentador'' caso os papéis estejam dispostos no compartimento superior, ou '''Mesa''' caso a digitalização esteja sendo feita na base (para papéis tipo carta ou de formatos maiores)
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#'''Ambos os lados''' serão escaneados de cada folha/documento
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#A densidade de pontos é '''300''' DPI's
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:[[File:ClipCapIt-191128-104442.PNG]]
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#Certifique-se que o trabalho '''Dossiê do Aluno''' esteja selecionado
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#Clique em:
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##Digitalizar uma página '''>''': Para fazer um scan simples ('''ideal para fazer scan de uma única folha no alimentador''')
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##Digitalizar várias páginas '''>>''': Para fazer scan de um lote de páginas, normalmente este será usado pois permitem agrupamento de diversas folhas num único lote
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:[[File:ClipCapIt-191128-101357.PNG]]
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:Após escanear, observe que um lote é criado (box à esquerda) e as páginas que o compõe são exibidas à direita
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:[[File:ClipCapIt-191128-112649.PNG]]
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=== Limpando os documentos escaneados ===
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:'''Agora a etapa mais importante do scan''', otimizar as páginas para a melhor legibilidade possível, observe que não é o foco deixar o arquivo "bonito", mas legível
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# Certifique-se que esteja marcada esta opção (preto e branco e não escala de cinza), provavelmente nunca precisará ser mexido
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# Aqui sugere-se essa configuração, deve ser padrão e provavelmente não precisará ser mexido, mas poderá experimentar alterações se achar necessário
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# Caso precise rotacionar a imagem, use estas opções, também pode-se cortar a imagem deixando apenas a área útil (apenas quando convir e não for remover parte de um documento oficial)
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# Aqui a recomendação é a seleção das duas caixas, marcando ambas ou apenas uma, e observar na imagem o reflexo, bem como o tamanho do arquivo
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#* Caso o resultado não seja satisfatório, use os deslizantes para a esquerda ou direta até limpar o documento e tamanho dos arquivos ficar entre 40 e 100KB, quanto menor, melhor
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# Para resetar as configurações e remover as melhorias no documento (começar do zero), clique em '''Configurações Originais'''
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:[[File:ClipCapIt-191128-135202.PNG]]
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=== Indexando documentos (grupos) ===
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:Indexar documentos significa associá-los aos usuários no DocXpress
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#Primeiro, acesse a aba '''início'''
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#Clique em Indexação
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#Informe o '''RA''' do acadêmico, se o registro existir, todos os dados serão buscados do banco paralelo
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#Depois dos dados trazidos, informe o tipo de documento (do grupo de documentos) para indexar
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''PS: ABAIXO TEMOS UM EXEMPLO, PORTANTO O NOME NO DOCUMENTO NÃO CONDIZ COM O NOME DO ALUNO ASSOCIADO''
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:[[File:ClipCapIt-191128-154645.PNG]]
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=== Dividindo os arquivos ===
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:Ao escanear um lote grande de arquivos, é importante separá-los em tipos de documentos
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#Na aba '''Início'''
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#Com o documento a ser dividido selecionado ('''Todos os documentos a partir do documento selecionado, inclusive, serão separados num novo grupo de tipos de documento''')
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#Clique em '''Dividir''' para seccionar num novo grupamento
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:[[File:ClipCapIt-191128-164104.PNG]]
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:Com o lote separado em grupos de documentos, observe que não há indexação (a indexação é por grupo)
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#Com o grupo de documentos selecionado (clicado) e não indexado (observe que não há informações de índice)
 +
#Clique em '''Indexação''' para indexar o grupo de documentos
 +
:[[File:ClipCapIt-191128-164941.PNG]]
 +
 +
:Com a indexação aberta...
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#Com o grupo de documentos separado selecionado
 +
#Informe o '''RA''' do aluno detentor dos documentos do grupo em questão
 +
#Defina o tipo de documentos do grupo selecionado
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:[[File:ClipCapIt-191128-170333.PNG]]
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 +
=== Exportando trabalhos/lotes de documentos ===
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:Para exportar o lote, siga os passos abaixo:
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# Clique na aba '''Início'''
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# Clique em exportar lote
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#* Opcionalmente, poderá clicar com o botão direito sobre o trabalho/lote e clicar em exportar, no pop-menu que abrir
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:[[File:ClipCapIt-191128-145437.PNG]]
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:[[File:ClipCapIt-191128-145523.PNG]]
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:[[File:ClipCapIt-191128-145552.PNG]]  -  [[File:ClipCapIt-191128-145603.PNG]]
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=== Conferir situação de lotes exportados ===
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:Para conferir os lotes exportados, acesse o diretório base (tipicamente '''C:\''')
 +
# Entre em '''Documentos Digitalizados'''
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:[[File:ClipCapIt-191128-150824.PNG]]
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:Ao abrir a pasta, os arquivos exportados e ainda não remetidos ao servidor, aparecem abaixo dos diretórios '''_Enviados''' ou '''_Erros'''
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* Não tendo nenhum arquivo, significa que todo o processo necessário já foi executado
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:[[File:ClipCapIt-191128-151247.PNG]]
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:Na pasta de '''_Erros''' ficam os lotes exportados que não foram remetido ao '''DocXpress''', para saber o motivo, contate a área técnica
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:* A área técnica (TI) deverá acessar o '''Visualizador de Eventos''' do windows e procurar as mensagens de erro causadas pelo DocXpress
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:[[File:ClipCapIt-191128-152758.PNG]]
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 +
:Na pasta de '''_Enviados''' estão os arquivos que foram remetidos ao servidor e permanecem ali como forma de log local
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:* Observe o nome do arquivo/pasta, '''é o mesmo nome do lote que, no kofax, foi exportado'''
 +
:[[File:ClipCapIt-191128-153327.PNG]]
Ci
Arquivo, CI, ERP, Funcionários, Professores, Robôs, Burocratas, Administradores da interface, Supressores, Administradores
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edições

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