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GED - Escanear, Limpar, Indexar e Remeter Documentos ao DocXpress (ver código-fonte)
Edição das 17h03min de 28 de novembro de 2019
, 17h03min de 28 de novembro de 2019sem sumário de edição
=== Escaneando documentos ===
=== Escaneando documentos ===
:Separe a pasta de documentos a ser trabalhada
:Separe a pasta de documentos a ser trabalhada
:[[Arquivo:2019-11-27 16_41_06-2019-11-27 15.14.24.jpg|700px]]
:[[Arquivo:2019-11-27 16_41_06-2019-11-27 15.14.24.jpg|700px]]
:[[File:ClipCapIt-191128-112649.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-191128-112649.PNG]]
=== Limpando os documentos escaneados ===
:'''Agora a etapa mais importante do scan''', otimizar as páginas para a melhor legibilidade possível, observe que não é o foco deixar o arquivo "bonito", mas legível
:'''Agora a etapa mais importante do scan''', otimizar as páginas para a melhor legibilidade possível, observe que não é o foco deixar o arquivo "bonito", mas legível
# Certifique-se que esteja marcada esta opção (preto e branco e não escala de cinza), provavelmente nunca precisará ser mexido
# Certifique-se que esteja marcada esta opção (preto e branco e não escala de cinza), provavelmente nunca precisará ser mexido
# Para resetar as configurações e remover as melhorias no documento (começar do zero), clique em '''Configurações Originais'''
# Para resetar as configurações e remover as melhorias no documento (começar do zero), clique em '''Configurações Originais'''
:[[File:ClipCapIt-191128-135202.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-191128-135202.PNG]]
=== Indexando documentos (grupos) ===
:Indexar documentos significa associá-los aos usuários no DocXpress
#Primeiro, acesse a aba '''início'''
#Clique em Indexação
#Informe o '''RA''' do acadêmico, se o registro existir, todos os dados serão buscados do banco paralelo
#Depois dos dados trazidos, informe o tipo de documento (do grupo de documentos) para indexar
''PS: ABAIXO TEMOS UM EXEMPLO, PORTANTO O NOME NO DOCUMENTO NÃO CONDIZ COM O NOME DO ALUNO ASSOCIADO''
:[[File:ClipCapIt-191128-154645.PNG]]
=== Dividindo os arquivos ===
:Ao escanear um lote grande de arquivos, é importante separá-los em tipos de documentos
#Na aba '''Início'''
#Com o documento a ser dividido selecionado ('''Todos os documentos a partir do documento selecionado, inclusive, serão separados num novo grupo de tipos de documento''')
#Clique em '''Dividir''' para seccionar num novo grupamento
:[[File:ClipCapIt-191128-164104.PNG]]
:Com o lote separado em grupos de documentos, observe que não há indexação (a indexação é por grupo)
#Com o grupo de documentos selecionado (clicado) e não indexado (observe que não há informações de índice)
#Clique em '''Indexação''' para indexar o grupo de documentos
:[[File:ClipCapIt-191128-164941.PNG]]
:Com a indexação aberta...
#Com o grupo de documentos separado selecionado
#Informe o '''RA''' do aluno detentor dos documentos do grupo em questão
#Defina o tipo de documentos do grupo selecionado
:[[File:ClipCapIt-191128-170333.PNG]]
=== Exportando trabalhos/lotes de documentos ===
:Para exportar o lote, siga os passos abaixo:
# Clique na aba '''Início'''
# Clique em exportar lote
#* Opcionalmente, poderá clicar com o botão direito sobre o trabalho/lote e clicar em exportar, no pop-menu que abrir
:[[File:ClipCapIt-191128-145437.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-191128-145523.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-191128-145552.PNG]] - [[File:ClipCapIt-191128-145603.PNG]]
=== Conferir situação de lotes exportados ===
:Para conferir os lotes exportados, acesse o diretório base (tipicamente '''C:\''')
# Entre em '''Documentos Digitalizados'''
:[[File:ClipCapIt-191128-150824.PNG]]
:Ao abrir a pasta, os arquivos exportados e ainda não remetidos ao servidor, aparecem abaixo dos diretórios '''_Enviados''' ou '''_Erros'''
* Não tendo nenhum arquivo, significa que todo o processo necessário já foi executado
:[[File:ClipCapIt-191128-151247.PNG]]
:Na pasta de '''_Erros''' ficam os lotes exportados que não foram remetido ao '''DocXpress''', para saber o motivo, contate a área técnica
:* A área técnica (TI) deverá acessar o '''Visualizador de Eventos''' do windows e procurar as mensagens de erro causadas pelo DocXpress
:[[File:ClipCapIt-191128-152758.PNG]]
:Na pasta de '''_Enviados''' estão os arquivos que foram remetidos ao servidor e permanecem ali como forma de log local
:* Observe o nome do arquivo/pasta, '''é o mesmo nome do lote que, no kofax, foi exportado'''
:[[File:ClipCapIt-191128-153327.PNG]]