Mudanças entre as edições de "Modelo de Solicitação de Compras"

De IT's Instruções de Trabalho - FAHOR/CFJL
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Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.<br />
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'''ITMD001''' - Esta instrução de trabalho informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.<br />
 
Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo.
 
Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo.
  
== <big>'''Manual'''</big> ==
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== <big>'''Instrução'''</big> ==
 
== '''Criar Documento a partir do Modelo''' ==
 
== '''Criar Documento a partir do Modelo''' ==
 
:<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''':
 
:<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''':
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:<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Solicitação de Compras"''' e clique em '''[Usar este modelo]''':
 
:<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Solicitação de Compras"''' e clique em '''[Usar este modelo]''':
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== '''Editar Título''' ==
 
== '''Editar Título''' ==
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Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.
 
Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.
 
=== '''Dados do Cabeçalho''' ===
 
=== '''Dados do Cabeçalho''' ===
:<big>'''1) '''</big> Informe o '''<big>Data, Requisitante, Setor e Destino</big>''' nos locais em amarelo:
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* Informe a '''<big>Data, Requisitante, Setor e Destino</big>''' nos locais em amarelo.
:'''Observação:''' Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco; Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.
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*'''Observação:''' Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.
:'''Antes da Edição:'''
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* Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.
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:'''(1) Data:''' A data vem, por padrão, preenchida com o dia de hoje, mas você pode editá-la se quiser.
:'''Depois da Edição:'''
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:'''(2) Setor:''' Informe o setor que irá receber estes materiais, por exemplo, Marketing, Curso de Eng. de Produção, Laboratório de Química, etc.
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:'''(3) Requisitante:''' Informe o nome do requisitante da compra.
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:'''(4) Destino:''' Informe o destino ou motivo. Se a compra estiver relacionada a um evento específico, exemplo: SIEF 2015, Reforma do Prédio EM, etc. Se não houver nenhum destino específico, apenas apague as informações deste campo.
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:'''<big>Antes da Edição:</big>'''
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=== '''Descrição dos Materiais''' ===
 
=== '''Descrição dos Materiais''' ===
:<big>'''1) '''</big> Informe a '''"Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida"''' dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).
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* Informe a '''"Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida"''' dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).
:'''Antes da Edição:'''
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:'''Depois da Edição:'''
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=== '''Centro de Custo''' ===
 
=== '''Centro de Custo''' ===
:<big>'''1) '''</big> Informe o '''"Código do Centro de Custo"''', a '''"Descrição"''' e o '''"Percentual de Rateio"'''. Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
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* Informe o '''"Código do Centro de Custo"''', a '''"Descrição"''' e o '''"Percentual de Rateio"'''. Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
  
 
::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]'''
 
::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]'''
 
::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]'''
 
::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]'''
  
:'''Antes da Edição:'''
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:'''<big>Antes da Edição:</big>'''
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:'''Depois da Edição:'''
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:'''<big>Depois da Edição:</big>'''
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=== '''Data e Assinatura''' ===
 
:<big>'''1) '''</big> A '''<big>data</big>''' estará inserida no relatório automaticamente, com o dia de hoje, mas se desejar, pode alterá-la clicando em cima e escrevendo a nova data.
 
:<big>'''2) '''</big> Informe o '''<big>nome de quem fez o acerto</big>''' e o '''<big>CPF</big>''' nos campos indicados (em amarelo).
 
:<big>'''3) '''</big> Informe o '''<big>nome e o cargo</big>''' do diretor/vice diretor ou supervisor que está autorizando este relatório, nos campos em amarelo.
 
 
 
:'''Antes da Edição:'''
 
:[[File:ClipCapIt-150708-134458.PNG]]
 
:'''Depois da Edição:'''
 
:[[File:ClipCapIt-150708-134705.PNG]]
 
 
 
=== '''Gastos referentes ao Deslocamento''' ===
 
:<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Deslocamento"</big>''':
 
:[[File:ClipCapIt-150708-135524.PNG]]
 
  
:<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes ao deslocamento: Gasolina, Pedágio ou Passagem, cada qual em sua tabela. Ao informar os valores nesta aba, os valores vão automaticamente para o relatório.
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=== '''Possíveis Fornecedores''' ===
 
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* Nesta tabela, informe possíveis fornecedores dos materiais solicitados, preencha os campos detalhados a seguir.
:'''Antes da Edição:'''
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:'''(1) Fornecedor:''' Informe o nome da empresa fornecedora que você indica para a compra do material.
:[[File:ClipCapIt-150708-135823.PNG]]
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:'''(2) Material:''' Se foram solicitados mais tipos de materiais, informe de qual material o fornecedor citado se refere.
:'''Depois da Edição:'''
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:'''(3) Telefone:''' Informe o telefone do fornecedor, se souber.
''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
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:'''(4) E-mail:''' Informe o e-mail do fornecedor, se souber.
:[[File:ClipCapIt-150708-135934.PNG]]
 
  
=== '''Gastos referentes à Hospedagem''' ===
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:'''<big>Antes da Edição:</big>'''
:<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Hospedagem"</big>''':
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:[[File:ClipCapIt-150709-093652.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150708-140619.PNG]]
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:'''<big>Depois da Edição:</big>'''
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:[[File:ClipCapIt-150709-094019.PNG]]
  
:<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Hospedagem. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.
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=== '''Últimas informações''' ===
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* Preencha os campos em amarelo, detalhados a seguir:
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:'''(1)''' Informe uma justificativa para esta compra;
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:'''(2)''' Informe o valor estimado da compra destes materiais;
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:'''(3)''' Informe o prazo esperado para receber os materiais (em dias);
 +
:'''(4)''' Informe se é ou não uma compra de urgência;
 +
:'''(5)''' Se for uma compra de urgência, lembre-se de solicitar a assinatura de quem irá autorizar esta compra de urgência depois de impresso.
  
 
:'''Antes da Edição:'''
 
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-140836.PNG]]
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:[[File:ClipCapIt-150708-172443.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
 
''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
 
:[[File:ClipCapIt-150708-141204.PNG]]
 
  
=== '''Gastos referentes à Alimentação''' ===
 
:<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Alimentação"</big>''':
 
:[[File:ClipCapIt-150708-141305.PNG]]
 
 
:<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Alimentação. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.
 
 
:'''Antes da Edição:'''
 
:[[File:ClipCapIt-150708-141414.PNG]]
 
 
:'''Depois da Edição:'''
 
:'''Depois da Edição:'''
''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
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:[[File:ClipCapIt-150708-173024.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150708-141535.PNG]]
 
 
 
=== '''Verificando Valores''' ===
 
:<big>'''1) '''</big> Volte para a '''<big>aba "Relatório"</big>''':
 
:[[File:ClipCapIt-150708-141735.PNG]]
 
 
 
:<big>'''2) '''</big> Verifique que os valores totais estarão calculados e visíveis no relatório.
 
:[[File:ClipCapIt-150708-141933.PNG]]
 
  
 
== '''Salvar documento''' ==
 
== '''Salvar documento''' ==
Linha 128: Linha 108:
 
:[[File:ClipCapIt-150708-143944.PNG]]
 
:[[File:ClipCapIt-150708-143944.PNG]]
  
:<big>'''5) '''</big> Após imprimir, colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.
+
:<big>'''5) '''</big> Após imprimir, assine e colete a assinatura do supervisor.
 
 
:<big>'''6) '''</big> Anexe as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.
 
  
 
== '''Entregar na tesouraria''' ==
 
== '''Entregar na tesouraria''' ==
Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.
+
Leve a solicitação, devidamente assinada, até a tesouraria ou responsável pelas compras da instituição.

Edição atual tal como às 14h32min de 29 de janeiro de 2018

ITMD001 - Esta instrução de trabalho informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo.

Instrução

Criar Documento a partir do Modelo

1) Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive]:
ClipCapIt-150526-132457.PNG
2) Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:
ClipCapIt-150708-110205.PNG
3) Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:
ClipCapIt-150708-110457.PNG
4) Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Solicitação de Compras" e clique em [Usar este modelo]:
ClipCapIt-170131-150131.PNG

Editar Título

1) Clique no título atual para editar o título:
ClipCapIt-150708-165247.PNG
2) Na caixa que abrir, digite o título do artigo e clique em [OK]:
ClipCapIt-150708-165335.PNG

Editar Documento

Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.

Dados do Cabeçalho

  • Informe a Data, Requisitante, Setor e Destino nos locais em amarelo.
  • Observação: Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.
  • Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.
(1) Data: A data vem, por padrão, preenchida com o dia de hoje, mas você pode editá-la se quiser.
(2) Setor: Informe o setor que irá receber estes materiais, por exemplo, Marketing, Curso de Eng. de Produção, Laboratório de Química, etc.
(3) Requisitante: Informe o nome do requisitante da compra.
(4) Destino: Informe o destino ou motivo. Se a compra estiver relacionada a um evento específico, exemplo: SIEF 2015, Reforma do Prédio EM, etc. Se não houver nenhum destino específico, apenas apague as informações deste campo.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150709-092101.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150709-090835.PNG

Descrição dos Materiais

  • Informe a "Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida" dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).
Antes da Edição:
ClipCapIt-150708-170252.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150708-171025.PNG


Centro de Custo

  • Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150709-093243.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150709-093448.PNG

Possíveis Fornecedores

  • Nesta tabela, informe possíveis fornecedores dos materiais solicitados, preencha os campos detalhados a seguir.
(1) Fornecedor: Informe o nome da empresa fornecedora que você indica para a compra do material.
(2) Material: Se foram solicitados mais tipos de materiais, informe de qual material o fornecedor citado se refere.
(3) Telefone: Informe o telefone do fornecedor, se souber.
(4) E-mail: Informe o e-mail do fornecedor, se souber.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150709-093652.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150709-094019.PNG

Últimas informações

  • Preencha os campos em amarelo, detalhados a seguir:
(1) Informe uma justificativa para esta compra;
(2) Informe o valor estimado da compra destes materiais;
(3) Informe o prazo esperado para receber os materiais (em dias);
(4) Informe se é ou não uma compra de urgência;
(5) Se for uma compra de urgência, lembre-se de solicitar a assinatura de quem irá autorizar esta compra de urgência depois de impresso.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150708-172443.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150708-173024.PNG

Salvar documento

Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:

ClipCapIt-150708-142231.PNG

Preparar Documento para entregar a tesouraria

Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria

1) Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:
ClipCapIt-150708-142743.PNG
2) Em seguida, configure a página para impressão:
(1) Deixe marcada a opção "Página atual" para imprimir apenas a página do relatório (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir);
(2) Marque a opção "Sem linhas de grade" para que as linhas da planilha não sejam impressas;
(3) Deixe o tamanho do papel como "A4";
(4) e (5) Em layout, selecione as opções "Ajustar à largura" e "Retrato"
(6) Clique em Imprimir:
ClipCapIt-150708-143202.PNG
3) Na tela que abrir clique na "Impressora":
ClipCapIt-150708-143834.PNG
4) Em seguida, escolha a impressora e clique em "Imprimir":
ClipCapIt-150708-143944.PNG
5) Após imprimir, assine e colete a assinatura do supervisor.

Entregar na tesouraria

Leve a solicitação, devidamente assinada, até a tesouraria ou responsável pelas compras da instituição.