Modelo de Solicitação de Compras

De IT's Instruções de Trabalho - FAHOR/CFJL
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Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para fazer um documento de solicitação de compras relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
Siga as instruções a seguir para fazer seu documento utilizando o modelo.

Manual

Criar Documento a partir do Modelo

1) Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os [Aplicativos] do Google e clique em [Drive]:
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2) Dentro do Google Drive, clique em [Novo] e em [Planilhas Google]:
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3) Será aberta uma nova tela para o documento. Clique em [Arquivo] > [Novo] > [Do modelo...]:
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4) Na tela que abrir, encontre o documento "Modelo: Solicitação de Compras" e clique em [Usar este modelo]:
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Editar Título

1) Clique no título atual para editar o título:
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2) Na caixa que abrir, digite o título do artigo e clique em [OK]:
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Editar Documento

Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.

Dados do Cabeçalho

  • Informe a Data, Requisitante, Setor e Destino nos locais em amarelo.
  • Observação: Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.
  • Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.
(1) Data: A data vem, por padrão, preenchida com o dia de hoje, mas você pode editá-la se quiser.
(2) Setor: Informe o setor que irá receber estes materiais, por exemplo, Marketing, Curso de Eng. de Produção, Laboratório de Química, etc.
(3) Requisitante: Informe o nome do requisitante da compra.
(4) Destino: Informe o destino ou motivo. Se a compra estiver relacionada a um evento específico, exemplo: SIEF 2015, Reforma do Prédio EM, etc. Se não houver nenhum destino específico, apenas apague as informações deste campo.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150709-092101.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150709-090835.PNG

Descrição dos Materiais

  • Informe a "Descrição", "Quantidade" e "Unidade de Medida" dos materiais a serem comprados, na tabela seguinte (Se não houver necessidade de preenchimento de algum campo, apenas apague as informações que estão dentro dos campos em amarelo.).
Antes da Edição:
ClipCapIt-150708-170252.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150708-171025.PNG


Centro de Custo

  • Informe o "Código do Centro de Custo", a "Descrição" e o "Percentual de Rateio". Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150709-093243.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150709-093448.PNG

Possíveis Fornecedores

  • Nesta tabela, informe possíveis fornecedores dos materiais solicitados, preencha os campos detalhados a seguir.
(1) Fornecedor: Informe o nome da empresa fornecedora que você indica para a compra do material.
(2) Material: Se foram solicitados mais tipos de materiais, informe de qual material o fornecedor citado se refere.
(3) Telefone: Informe o telefone do fornecedor, se souber.
(4) E-mail: Informe o e-mail do fornecedor, se souber.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150709-093652.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150709-094019.PNG

Últimas informações

1) Preencha os campos em amarelo, detalhados a seguir:
(1) Informe uma justificativa para esta compra;
(2) Informe o valor estimado da compra destes materiais;
(3) Informe o prazo esperado para receber os materiais (em dias);
(4) Informe se é ou não uma compra de urgência;
(5) Se for uma compra de urgência, lembre-se de solicitar a assinatura de quem irá autorizar esta compra de urgência depois de impresso.
Antes da Edição:
ClipCapIt-150708-172443.PNG
Depois da Edição:
ClipCapIt-150708-173024.PNG

Salvar documento

Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:

ClipCapIt-150708-142231.PNG

Preparar Documento para entregar a tesouraria

Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria

1) Para isso, clique em [Arquivo] > [Imprimir] ou de um "Ctrl + P" no seu teclado:
ClipCapIt-150708-142743.PNG
2) Em seguida, configure a página para impressão:
(1) Deixe marcada a opção "Página atual" para imprimir apenas a página do relatório (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir);
(2) Marque a opção "Sem linhas de grade" para que as linhas da planilha não sejam impressas;
(3) Deixe o tamanho do papel como "A4";
(4) e (5) Em layout, selecione as opções "Ajustar à largura" e "Retrato"
(6) Clique em Imprimir:
ClipCapIt-150708-143202.PNG
3) Na tela que abrir clique na "Impressora":
ClipCapIt-150708-143834.PNG
4) Em seguida, escolha a impressora e clique em "Imprimir":
ClipCapIt-150708-143944.PNG
5) Após imprimir, assine e colete a assinatura do supervisor.

Entregar na tesouraria

Leve a solicitação, devidamente assinado, até a tesouraria ou responsável pelas compras da instituição.