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Criação de planos de pagamento temporários para rematrícula no CFJL (ver código-fonte)
Edição das 18h08min de 27 de novembro de 2023
, 18h08min de 27 de novembro de 2023Primeira versão do manual.
Utilize esta instrução quando a rematrícula precisar ser disponibilizada pelo portal acadêmico ANTES de os valores terem sido aprovados pela direção. Para isso serão criados planos temporários, que serão descartados posteriormente quando os valores tiverem sido aprovados e os planos de pagamento já com todos os valores e todos os serviços estiverem disponíveis.
Esta instrução sugere uma forma de operacionalizar o processo. Ela permitirá que os pais confirmem a rematrícula pelo portal, optando entre os planos de pagamento com adiantamento do valor da mensalidade do ano seguinte ou sem o adiantamento, ao mesmo tempo em que minimiza a quantidade de trabalho para migrar os rematriculados para os planos corretos depois que estes estiverem criados.
== A criação dos planos de pagamento temporários ==
Quando ainda não se tem os valores das mensalidades e/ou serviços para cada série, é difícil de determinar quais planos de pagamento poderão ser compartilhados entre as turmas.
Até o momento, pensou-se em duas formas de tratar essa situação:
# Criar um plano de pagamento para cada IDHABILITACAOFILIAL ofertado no período letivo (ou dois planos caso seja ofertada a opção de pagamento com adiantamento, ou seja, um plano com adiantamento e outro plano sem adiantamento). A vantagem disso é que não será necessário modificar o plano de pagamento escolhido pelo responsável no ato da rematrícula: após os valores das mensalidades e demais serviços terem sido disponibilizados pela direção, pode-se apenas atualizar as parcelas dos planos de pagamento existentes e, depois, executar a fórmula visual para atualizar as parcelas dos contratos de acordo com o existente no plano de pagamento. A desvantagem é que passarão a existir planos de pagamento diferentes em que o conjunto de parcelas/valores/vencimentos são iguais, tornando a lista de planos de pagamento bem grande: como cada um desses planos também terá pelo menos mais 2 versões "extras" (um dividido em 11 parcelas para os ingressantes em janeiro e outro dividido em 10 parcelas para os ingressantes em fevereiro), é possível que rapidamente a quantidade de planos ultrapasse 100, dificultando a manutenção.
# Criar planos de pagamento temporários para cada curso (ou dois planos por curso caso seja ofertada a opção de pagamento com adiantamento). A desvantagem desse método é que, assim que os valores estiverem definidos pela direção, haverá um trabalho extra para mover os contratos desses planos temporários para o plano novo, já que, na prática, esse plano temporário serviu apenas para que o responsável sinalize se ele quer fazer o adiantamento de matrícula ou não (caso exista essa opção). A vantagem é que menos planos de pagamento precisarão ser criados para que as rematrículas aconteçam possam iniciar e a quantidade de planos criadas desta forma será menor que os que seriam criados pelo método anterior, já que turmas que possuem os mesmos valores podem compartilhar o mesmo plano.
A sugestão é criar os planos com os seguintes códigos (lembrando que o código do plano de pagamento tem limite de 10 caracteres), considerando as práticas observadas ao rematricular os alunos de 2022 para 2023 e de 2023 para 2024. O ''.R'' existente no código do plano de pagamento é referente à "rematrícula", facilitando a identificação dos planos e a migração dos alunos para os planos definitivos nos passos seguintes:
* EI.R e EI.R-ADT
* EFI.R e EFI.R-ADT
* EFII.R e EFII.R-ADT
* EM.R e EM.R-ADT
Para os campos ''Nome'' e ''Descrição'' utilizou-se o seguinte padrão:
* Nome: Utilizou-se o nome do curso (ex: Ensino Fundamental - Séries Iniciais, ou Ensino Médio). O valor existente ali era igual, tanto para o plano com adiantamento quanto para o plano sem adiantamento.
* Descrição:
** Planos sem adiantamento: 12 parcelas, 1º vencimento em 10/01/2024
** Planos com adiantamento: Adiantamento de janeiro em 15/11 e fevereiro em 15/12/2023
O plano com adiantamento possuia 2 serviços:
* 534 - Adiantamento da parcela 01/2024 - pagamento até 15/11/2023
* 535 - Adiantamento da parcela 02/2024 - pagamento até 15/12/2023
O plano sem adiantamento não possuía nenhum serviço.
Outra observação: na parametrização do curso no período letivo, o campo '''Plano de pagamento default''' na aba '''Configuração de matrícula''' é deixado em branco intencionalmente para que o responsável tenha que escolher o plano na rematrícula pelo portal. Se o campo na parametrização for preenchido, o plano de pagamento já vem pré-selecionado na rematrícula pelo portal. Assim, optou-se por deixar o campo em branco na parametrização para forçar que o responsável leia com mais atenção a parte do plano de pagamento e faça a sua escolha, já que o processo só poderá andar depois que uma das opções planos disponíveis for selecionada.
== Migrar matrículas já feitas para os planos novos ==
Depois que os planos de pagamento definitivos (ou seja, aqueles com os todos os serviços e valores já de acordo com o aprovado pela direção) foram criados, ajuste as datas dos planos temporários para que o vencimento dele fique em uma data já passada. Assim, matrículas/rematrículas novas já irão utilizar os planos definitivos e apenas as matrículas já existentes é que precisarão ser migradas para esses planos definitivos.
A migração foi feita da seguinte forma:
# No '''Educacional''', aba '''Financeiro/Contábil''', clique em '''Contratos'''.
# Escolha o filtro para trazer os contratos do período letivo em que o pessoal está se rematriculando. Sugestão de filtro: ''Período letivo''.
# Aplique um filtro na coluna '''Código do plano de pagamento''' para que sejam listados apenas os planos que tem o texto ''.R'', que corresponde ao plano temporário utilizado para a rematrícula.
A partir daqui o processo foi feito em 2 etapas, dependendo se o responsável optou por utilizar o adiantamento ou não
'''Para planos sem adiantamento''' - ou seja, contratos que não possuem parcelas/lançamentos gerados
# Agrupe a tela por Curso/Habilitação/Turno.
# Selecione todos os contratos de um grupo (obs: o processo seguinte irá falhar caso for selecionado mais de um grupo simultaneamente).
# Clique em '''Processos''' > '''Alterar plano de pagamento'''.
# Escolha o novo plano de pagamento e clique em '''Executar''' para aplicar a modificação.
O sistema irá aplicar a alteração do plano de pagamento no contrato e cadastrar as novas parcelas. Caso houver algum lançamento gerado no contrato de algum dos alunos, o processo falha e não é feita a troca do plano de pagamento do aluno. Neste caso, utilize o método descrito a seguir para fazer a troca do plano de pagamento.
''' Para planos com adiantamento''' - ou seja, contratos que já possuem lançamento gerado
Quando o contrato já possui lançamentos gerados (o que é o caso dos contratos que usam adiantamento, já que a parcela de adiantamento é gerada durante a rematrícula), o processo '''Alterar plano de pagamento''' do sistema irá falhar. Para estes casos, faça o seguinte:
# Altere o campo CODPLANOPGTO da SCONTRATO via SQL para o novo plano que o aluno deverá utilizar.
# Abra a tela '''Contratos''' no '''Educacional''', aba '''Financeiro/Contábil''' utilizando o filtro '''CONFERÊNCIA - Dif. parc. contrato X parc. plano'''. Este filtro irá listar casos de contratos em que há diferenças entre as parcelas existentes no contrato do aluno e as parcelas existentes no plano de pagamento selecionado para o contrato.
# Selecione todos os registros exibidos.
# Clique em '''Processos''' > '''Fórmula visual''' > '''Inclui parcelas/bolsas faltantes no contrato'''.
# Conclua a execução do processo.
O que o processo irá fazer é incluir as parcelas que estão no plano de pagamento e que ainda não existem no contrato do aluno. Entretanto, observe que o processo não irá alterar nenhuma parcela existente, ou seja, caso a parcela de algum serviço já exista com data/valor diferente, por exemplo, ela não será modificada pelo processo, mas será identificada pelo filtro como uma "diferença". Assim, depois de executar o processo pode-se clicar em '''Atualizar''' para que o filtro seja atualizado. Caso tenha restado algum registro na tela, pode-se utilizar a consulta '''Detalha diferenças entre as parcelas do contrato e as parcelas do plano de pagamento''', anexada na tela de contratos, para listar qual exatamente foi a diferença identificada pelo processo.
Devido à forma como o processo trabalha, é normal que edições feitas manualmente nas parcelas (como a inclusão de uma parcela extra para adiantamento integral do valor do aluno) sejam identificadas como diferenças. Estes casos podem ser ignorados manualmente, pois não foi montada nenhuma forma de ignorá-los automaticamente no filtro.
[[Categoria:ERP]]
Esta instrução sugere uma forma de operacionalizar o processo. Ela permitirá que os pais confirmem a rematrícula pelo portal, optando entre os planos de pagamento com adiantamento do valor da mensalidade do ano seguinte ou sem o adiantamento, ao mesmo tempo em que minimiza a quantidade de trabalho para migrar os rematriculados para os planos corretos depois que estes estiverem criados.
== A criação dos planos de pagamento temporários ==
Quando ainda não se tem os valores das mensalidades e/ou serviços para cada série, é difícil de determinar quais planos de pagamento poderão ser compartilhados entre as turmas.
Até o momento, pensou-se em duas formas de tratar essa situação:
# Criar um plano de pagamento para cada IDHABILITACAOFILIAL ofertado no período letivo (ou dois planos caso seja ofertada a opção de pagamento com adiantamento, ou seja, um plano com adiantamento e outro plano sem adiantamento). A vantagem disso é que não será necessário modificar o plano de pagamento escolhido pelo responsável no ato da rematrícula: após os valores das mensalidades e demais serviços terem sido disponibilizados pela direção, pode-se apenas atualizar as parcelas dos planos de pagamento existentes e, depois, executar a fórmula visual para atualizar as parcelas dos contratos de acordo com o existente no plano de pagamento. A desvantagem é que passarão a existir planos de pagamento diferentes em que o conjunto de parcelas/valores/vencimentos são iguais, tornando a lista de planos de pagamento bem grande: como cada um desses planos também terá pelo menos mais 2 versões "extras" (um dividido em 11 parcelas para os ingressantes em janeiro e outro dividido em 10 parcelas para os ingressantes em fevereiro), é possível que rapidamente a quantidade de planos ultrapasse 100, dificultando a manutenção.
# Criar planos de pagamento temporários para cada curso (ou dois planos por curso caso seja ofertada a opção de pagamento com adiantamento). A desvantagem desse método é que, assim que os valores estiverem definidos pela direção, haverá um trabalho extra para mover os contratos desses planos temporários para o plano novo, já que, na prática, esse plano temporário serviu apenas para que o responsável sinalize se ele quer fazer o adiantamento de matrícula ou não (caso exista essa opção). A vantagem é que menos planos de pagamento precisarão ser criados para que as rematrículas aconteçam possam iniciar e a quantidade de planos criadas desta forma será menor que os que seriam criados pelo método anterior, já que turmas que possuem os mesmos valores podem compartilhar o mesmo plano.
A sugestão é criar os planos com os seguintes códigos (lembrando que o código do plano de pagamento tem limite de 10 caracteres), considerando as práticas observadas ao rematricular os alunos de 2022 para 2023 e de 2023 para 2024. O ''.R'' existente no código do plano de pagamento é referente à "rematrícula", facilitando a identificação dos planos e a migração dos alunos para os planos definitivos nos passos seguintes:
* EI.R e EI.R-ADT
* EFI.R e EFI.R-ADT
* EFII.R e EFII.R-ADT
* EM.R e EM.R-ADT
Para os campos ''Nome'' e ''Descrição'' utilizou-se o seguinte padrão:
* Nome: Utilizou-se o nome do curso (ex: Ensino Fundamental - Séries Iniciais, ou Ensino Médio). O valor existente ali era igual, tanto para o plano com adiantamento quanto para o plano sem adiantamento.
* Descrição:
** Planos sem adiantamento: 12 parcelas, 1º vencimento em 10/01/2024
** Planos com adiantamento: Adiantamento de janeiro em 15/11 e fevereiro em 15/12/2023
O plano com adiantamento possuia 2 serviços:
* 534 - Adiantamento da parcela 01/2024 - pagamento até 15/11/2023
* 535 - Adiantamento da parcela 02/2024 - pagamento até 15/12/2023
O plano sem adiantamento não possuía nenhum serviço.
Outra observação: na parametrização do curso no período letivo, o campo '''Plano de pagamento default''' na aba '''Configuração de matrícula''' é deixado em branco intencionalmente para que o responsável tenha que escolher o plano na rematrícula pelo portal. Se o campo na parametrização for preenchido, o plano de pagamento já vem pré-selecionado na rematrícula pelo portal. Assim, optou-se por deixar o campo em branco na parametrização para forçar que o responsável leia com mais atenção a parte do plano de pagamento e faça a sua escolha, já que o processo só poderá andar depois que uma das opções planos disponíveis for selecionada.
== Migrar matrículas já feitas para os planos novos ==
Depois que os planos de pagamento definitivos (ou seja, aqueles com os todos os serviços e valores já de acordo com o aprovado pela direção) foram criados, ajuste as datas dos planos temporários para que o vencimento dele fique em uma data já passada. Assim, matrículas/rematrículas novas já irão utilizar os planos definitivos e apenas as matrículas já existentes é que precisarão ser migradas para esses planos definitivos.
A migração foi feita da seguinte forma:
# No '''Educacional''', aba '''Financeiro/Contábil''', clique em '''Contratos'''.
# Escolha o filtro para trazer os contratos do período letivo em que o pessoal está se rematriculando. Sugestão de filtro: ''Período letivo''.
# Aplique um filtro na coluna '''Código do plano de pagamento''' para que sejam listados apenas os planos que tem o texto ''.R'', que corresponde ao plano temporário utilizado para a rematrícula.
A partir daqui o processo foi feito em 2 etapas, dependendo se o responsável optou por utilizar o adiantamento ou não
'''Para planos sem adiantamento''' - ou seja, contratos que não possuem parcelas/lançamentos gerados
# Agrupe a tela por Curso/Habilitação/Turno.
# Selecione todos os contratos de um grupo (obs: o processo seguinte irá falhar caso for selecionado mais de um grupo simultaneamente).
# Clique em '''Processos''' > '''Alterar plano de pagamento'''.
# Escolha o novo plano de pagamento e clique em '''Executar''' para aplicar a modificação.
O sistema irá aplicar a alteração do plano de pagamento no contrato e cadastrar as novas parcelas. Caso houver algum lançamento gerado no contrato de algum dos alunos, o processo falha e não é feita a troca do plano de pagamento do aluno. Neste caso, utilize o método descrito a seguir para fazer a troca do plano de pagamento.
''' Para planos com adiantamento''' - ou seja, contratos que já possuem lançamento gerado
Quando o contrato já possui lançamentos gerados (o que é o caso dos contratos que usam adiantamento, já que a parcela de adiantamento é gerada durante a rematrícula), o processo '''Alterar plano de pagamento''' do sistema irá falhar. Para estes casos, faça o seguinte:
# Altere o campo CODPLANOPGTO da SCONTRATO via SQL para o novo plano que o aluno deverá utilizar.
# Abra a tela '''Contratos''' no '''Educacional''', aba '''Financeiro/Contábil''' utilizando o filtro '''CONFERÊNCIA - Dif. parc. contrato X parc. plano'''. Este filtro irá listar casos de contratos em que há diferenças entre as parcelas existentes no contrato do aluno e as parcelas existentes no plano de pagamento selecionado para o contrato.
# Selecione todos os registros exibidos.
# Clique em '''Processos''' > '''Fórmula visual''' > '''Inclui parcelas/bolsas faltantes no contrato'''.
# Conclua a execução do processo.
O que o processo irá fazer é incluir as parcelas que estão no plano de pagamento e que ainda não existem no contrato do aluno. Entretanto, observe que o processo não irá alterar nenhuma parcela existente, ou seja, caso a parcela de algum serviço já exista com data/valor diferente, por exemplo, ela não será modificada pelo processo, mas será identificada pelo filtro como uma "diferença". Assim, depois de executar o processo pode-se clicar em '''Atualizar''' para que o filtro seja atualizado. Caso tenha restado algum registro na tela, pode-se utilizar a consulta '''Detalha diferenças entre as parcelas do contrato e as parcelas do plano de pagamento''', anexada na tela de contratos, para listar qual exatamente foi a diferença identificada pelo processo.
Devido à forma como o processo trabalha, é normal que edições feitas manualmente nas parcelas (como a inclusão de uma parcela extra para adiantamento integral do valor do aluno) sejam identificadas como diferenças. Estes casos podem ser ignorados manualmente, pois não foi montada nenhuma forma de ignorá-los automaticamente no filtro.
[[Categoria:ERP]]