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Linha 1:
Linha 1: − Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para relatar as despesas de viagens relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.+ − + − + + + Linha 12:
Linha 14: − + + − + − + − + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + − === Editar Documento === − Agora é preciso alterar as informações do documento: − :*'''Valor Total:''' Altere ''<ValorTotal>'' pelo valor total gasto por você com a viagem − :*'''Motivo:''' Altere ''<Motivo da viagem>'' pelo motivo da viagem − :*'''Data:''' Altere ''<Data(s)>'' pela Data ou Datas (período) da viagem − :*'''Local:''' Altere ''<Local/Destino>'' para informar o local/destino da viagem − :*'''Participantes:''' Informe o nome completo dos participantes da viagem no lugar de ''<Nome completo dos participantes>'' − :*'''Descritivo de despesas:''' Informe detalhadamente os gastos referentes à viagem − :*'''Observação:''' Altere ''<Se necessária alguma observação>'' se deseja observar algo, se não, apenas apague esta escrita. − :*'''TOTAL GERAL:''' Informe o total geral em valores e por extenso substituindo os valores ''<Total Geral> (<Total geral por extenso>)'' − :*'''Rateio de Centro de Custos:''' Preencha a tabela informando o código, descrição e percentual de acordo com os cetros de custos que irão ratear as despesas. Para saber os centro de custos acesse: − :* Substitua os campos ''<Local>, <Data>'' pelo pelo Local e Data da assinatura deste documento − :* Substitua o campo ''<Nome de quem fez o acerto>'' pelo nome de quem fez o acerto dos valores da viagem − :*'''CPF:''' Informe o CPF no campo ''<Informe o CPF>'' − :*'''Ciente:''' Informe o nome e cargo do responsável por autorizar o documento, substituindo os campos ''<Nome diretor/vice ou supervisor que pode autorizar> e <Cargo>''. − :*'''Observação:''' Utilize esse local para fazer observações referentes a despesas como por exemplo, dizer que as passagens foram compradas pela instituição e não por você, jutificando que o valor total declarado não bate com o valor a ser ressarcido. − + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + − + + + + + + + + − + + + + + + + + + + + + + + − === Preparar Documento para entregar a tesouraria ===+ − Você deve imprimir o documento. + − − − + − + − Também é necessário anexar as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.+ − Colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.+ − +
Modelo Despesa de Viagem (ver código-fonte)
Edição das 14h17min de 25 de janeiro de 2018
, 14h17min de 25 de janeiro de 2018sem sumário de edição
* '''ITPR034''' - Esta instrução de trabalho informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para relatar as despesas de viagens relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.<br />
== Manual ==
* Siga as instruções a seguir para fazer seu relatório utilizando o modelo.
=== Criar Documento a partir do Modelo ===
== <big>'''Instrução'''</big> ==
== '''Criar Documento a partir do Modelo''' ==
:<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''':
:<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''':
:[[File:ClipCapIt-150526-132457.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150526-132457.PNG]]
:<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Relatório de Despesas de Viagens"''' e clique em '''[Usar este modelo]''':
:<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Relatório de Despesas de Viagens"''' e clique em '''[Usar este modelo]''':
:[[File:ClipCapIt-150708-110835.PNG]]
<!-- :[[File:ClipCapIt-150708-110835.PNG]] -->
:[[File:ClipCapIt-170131-150131.PNG]]
=== Editar Título ===
== '''Editar Título''' ==
:<big>'''1)'''</big> Clique no título atual para editar o título:
:<big>'''1)'''</big> Clique no título atual para editar o título:
:[[File:ClipCapIt-150526-133903.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150708-111432.PNG]]
:<big>'''2)'''</big> Na caixa que abrir, '''digite''' o título do artigo e clique em '''[OK]''':
:<big>'''2)'''</big> Na caixa que abrir, '''digite''' o título do artigo e clique em '''[OK]''':
:[[File:ClipCapIt-150526-134016.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150708-111616.PNG]]
== '''Editar Documento''' ==
Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir.
=== '''Motivo, Data, Local e Participantes''' ===
:<big>'''1) '''</big> Informe o '''<big>Motivo, Data, Local e Participantes</big>''' nos locais em amarelo:
:'''Observação:''' Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco.
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-112533.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-112540.PNG]]
=== '''Pagamento Antecipado e Adiantamento''' ===
:<big>'''1) '''</big> Se você já recebeu algum '''"<big>Pagamento Antecipado</big>"''' ou '''"<big>Adiantamento</big>"''' informe nos campos em amarelo. Se não recebeu nenhum valor, apenas apague as informações dentro dos campos em amarelo. Um exemplo de pagamento antecipado é quando a própria instituição compra as passagens. Você deve colocar na despesas e lançar nesse campo para descontar do valor de acerto.
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-113425.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-113431.PNG]]
=== '''Observações e Centro de Custo''' ===
:<big>'''1) '''</big> Se possuir alguma observação, informe no campo em amarelo ao lado de <big>'''"Observações:"'''</big>, se não tiver nenhuma observação, apenas apague a informação dentro do campo em amarelo. <br />
:<big>'''2) '''</big> Em seguida, preencha as informações na tabela <big>'''"RATEIO DE CENTRO DE CUSTOS"'''</big>. Informe o '''"Código do Centro de Custo"''', a '''"Descrição"''' e o '''"Percentual de Rateio"'''. Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR.
::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]'''
::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]'''
::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]'''
::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]'''
:[[File:ClipCapIt-150526-165949.PNG]]
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-114908.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-114915.PNG]]
=== '''Data e Assinatura''' ===
:<big>'''1) '''</big> A '''<big>data</big>''' estará inserida no relatório automaticamente, com o dia de hoje, mas se desejar, pode alterá-la clicando em cima e escrevendo a nova data.
:<big>'''2) '''</big> Informe o '''<big>nome de quem fez o acerto</big>''' e o '''<big>CPF</big>''' nos campos indicados (em amarelo).
:<big>'''3) '''</big> Informe o '''<big>nome e o cargo</big>''' do diretor/vice diretor ou supervisor que está autorizando este relatório, nos campos em amarelo.
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-134458.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-134705.PNG]]
=== '''Gastos referentes ao Deslocamento''' ===
:<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Deslocamento"</big>''':
:[[File:ClipCapIt-150708-135524.PNG]]
:<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes ao deslocamento: Gasolina, Pedágio ou Passagem, cada qual em sua tabela. Ao informar os valores nesta aba, os valores vão automaticamente para o relatório.
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-135823.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
:[[File:ClipCapIt-150708-135934.PNG]]
=== '''Gastos referentes à Hospedagem''' ===
:<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Hospedagem"</big>''':
:[[File:ClipCapIt-150708-140619.PNG]]
:<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Hospedagem. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-140836.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
:[[File:ClipCapIt-150708-141204.PNG]]
=== '''Gastos referentes à Alimentação''' ===
:<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Alimentação"</big>''':
:[[File:ClipCapIt-150708-141305.PNG]]
:<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Alimentação. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório.
:'''Antes da Edição:'''
:[[File:ClipCapIt-150708-141414.PNG]]
:'''Depois da Edição:'''
''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.''
:[[File:ClipCapIt-150708-141535.PNG]]
=== Salvar documento ===
=== '''Verificando Valores''' ===
:<big>'''1) '''</big> Volte para a '''<big>aba "Relatório"</big>''':
:[[File:ClipCapIt-150708-141735.PNG]]
:<big>'''2) '''</big> Verifique que os valores totais estarão calculados e visíveis no relatório.
:[[File:ClipCapIt-150708-141933.PNG]]
== '''Salvar documento''' ==
Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:
Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento:
:[[File:ClipCapIt-150526-142330.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150708-142231.PNG]]
== '''Preparar Documento para entregar a tesouraria''' ==
Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria
:<big>'''1) '''</big> Para isso, clique em '''[Arquivo]''' > '''[Imprimir]''' ou de um '''"Ctrl + P"''' no seu teclado:
:[[File:ClipCapIt-150708-142743.PNG]]
:<big>'''2) '''</big> Em seguida, configure a página para impressão:
:'''(1)''' Deixe marcada a opção '''<big>"Página atual"</big>''' para imprimir apenas a <big>página do relatório</big> (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir);
:'''(2)''' Marque a opção '''<big>"Sem linhas de grade"</big>''' para que as linhas da planilha não sejam impressas;
:'''(3)''' Deixe o tamanho do papel como '''<big>"A4"</big>''';
:'''(4) e (5)''' Em layout, selecione as opções '''<big>"Ajustar à largura"</big>''' e '''<big>"Retrato"</big>'''
:'''(6)''' Clique em '''Imprimir''':
:[[File:ClipCapIt-150708-143202.PNG]]
:<big>'''3) '''</big> Na tela que abrir clique na '''"Impressora"''':
:[[File:ClipCapIt-150708-143834.PNG]]
:* Para isso, clique em '''[Arquivo]''' > '''[Imprimir]''' ou de um '''"Ctrl + P"''' no seu teclado:
:[[File:ClipCapIt-150527-105840.PNG]]
:*Em seguida, '''selecione a impressora''' e clique em '''[Imprimir]''':
:<big>'''4) '''</big> Em seguida, escolha a impressora e clique em '''"Imprimir"''':
:[[File:ClipCapIt-150527-110108.PNG]]
:[[File:ClipCapIt-150708-143944.PNG]]
:<big>'''5) '''</big> Após imprimir, colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.
:<big>'''6) '''</big> Anexe as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.
=== Entregar na tesouraria ===
== '''Entregar na tesouraria''' ==
Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.
Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior.