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− | Este manual informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para relatar as despesas de viagens relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.
| + | * '''ITPR034''' - Esta instrução de trabalho informa como os colaboradores do CFJL e FAHOR devem proceder para relatar as despesas de viagens relacionadas à instituição utilizando um modelo pronto disponível no Google Drive de todos os colaboradores.<br /> |
− | == Manual == | + | * Siga as instruções a seguir para fazer seu relatório utilizando o modelo. |
− | === Criar Documento a partir do Modelo === | + | |
| + | == <big>'''Instrução'''</big> == |
| + | == '''Criar Documento a partir do Modelo''' == |
| :<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''': | | :<big>'''1)'''</big> Acesse seu e-mail da FAHOR/CFJL, vá até os '''[Aplicativos]''' do Google e clique em '''[Drive]''': |
| :[[File:ClipCapIt-150526-132457.PNG]] | | :[[File:ClipCapIt-150526-132457.PNG]] |
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| :<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Relatório de Despesas de Viagens"''' e clique em '''[Usar este modelo]''': | | :<big>'''4)'''</big> Na tela que abrir, encontre o documento '''"Modelo: Relatório de Despesas de Viagens"''' e clique em '''[Usar este modelo]''': |
− | :[[File:ClipCapIt-150708-110835.PNG]] | + | <!-- :[[File:ClipCapIt-150708-110835.PNG]] --> |
| + | :[[File:ClipCapIt-170131-150131.PNG]] |
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− | === Editar Título === | + | == '''Editar Título''' == |
| :<big>'''1)'''</big> Clique no título atual para editar o título: | | :<big>'''1)'''</big> Clique no título atual para editar o título: |
− | :[[File:ClipCapIt-150526-133903.PNG]] | + | :[[File:ClipCapIt-150708-111432.PNG]] |
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| :<big>'''2)'''</big> Na caixa que abrir, '''digite''' o título do artigo e clique em '''[OK]''': | | :<big>'''2)'''</big> Na caixa que abrir, '''digite''' o título do artigo e clique em '''[OK]''': |
− | :[[File:ClipCapIt-150526-134016.PNG]] | + | :[[File:ClipCapIt-150708-111616.PNG]] |
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| + | == '''Editar Documento''' == |
| + | Agora é preciso alterar as informações do documento. Para isso, siga as instruções a seguir. |
| + | === '''Motivo, Data, Local e Participantes''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Informe o '''<big>Motivo, Data, Local e Participantes</big>''' nos locais em amarelo: |
| + | :'''Observação:''' Ao editar os campos, eles ficarão com o fundo branco. |
| + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-112533.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-112540.PNG]] |
| + | |
| + | === '''Pagamento Antecipado e Adiantamento''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Se você já recebeu algum '''"<big>Pagamento Antecipado</big>"''' ou '''"<big>Adiantamento</big>"''' informe nos campos em amarelo. Se não recebeu nenhum valor, apenas apague as informações dentro dos campos em amarelo. Um exemplo de pagamento antecipado é quando a própria instituição compra as passagens. Você deve colocar na despesas e lançar nesse campo para descontar do valor de acerto. |
| + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-113425.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-113431.PNG]] |
| + | |
| + | === '''Observações e Centro de Custo''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Se possuir alguma observação, informe no campo em amarelo ao lado de <big>'''"Observações:"'''</big>, se não tiver nenhuma observação, apenas apague a informação dentro do campo em amarelo. <br /> |
| + | |
| + | :<big>'''2) '''</big> Em seguida, preencha as informações na tabela <big>'''"RATEIO DE CENTRO DE CUSTOS"'''</big>. Informe o '''"Código do Centro de Custo"''', a '''"Descrição"''' e o '''"Percentual de Rateio"'''. Utilize os links a seguir para verificar os códigos e descrição dos centros de custo do CFJL e FAHOR. |
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− | === Editar Documento ===
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− | Agora é preciso alterar as informações do documento:
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− | :*'''Valor Total:''' Altere ''<ValorTotal>'' pelo valor total gasto por você com a viagem
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− | :*'''Motivo:''' Altere ''<Motivo da viagem>'' pelo motivo da viagem
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− | :*'''Data:''' Altere ''<Data(s)>'' pela Data ou Datas (período) da viagem
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− | :*'''Local:''' Altere ''<Local/Destino>'' para informar o local/destino da viagem
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− | :*'''Participantes:''' Informe o nome completo dos participantes da viagem no lugar de ''<Nome completo dos participantes>''
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− | :*'''Descritivo de despesas:''' Informe detalhadamente os gastos referentes à viagem
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− | :*'''Observação:''' Altere ''<Se necessária alguma observação>'' se deseja observar algo, se não, apenas apague esta escrita.
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− | :*'''TOTAL GERAL:''' Informe o total geral em valores e por extenso substituindo os valores ''<Total Geral> (<Total geral por extenso>)''
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− | :*'''Rateio de Centro de Custos:''' Preencha a tabela informando o código, descrição e percentual de acordo com os cetros de custos que irão ratear as despesas. Para saber os centro de custos acesse:
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| ::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]''' | | ::*'''[[Centro de Custos da FAHOR]]''' |
| ::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]''' | | ::*'''[[Centro de Custos do CFJL]]''' |
− | :* Substitua os campos ''<Local>, <Data>'' pelo pelo Local e Data da assinatura deste documento
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− | :* Substitua o campo ''<Nome de quem fez o acerto>'' pelo nome de quem fez o acerto dos valores da viagem
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− | :*'''CPF:''' Informe o CPF no campo ''<Informe o CPF>''
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− | :*'''Ciente:''' Informe o nome e cargo do responsável por autorizar o documento, substituindo os campos ''<Nome diretor/vice ou supervisor que pode autorizar> e <Cargo>''.
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− | :*'''Observação:''' Utilize esse local para fazer observações referentes a despesas como por exemplo, dizer que as passagens foram compradas pela instituição e não por você, jutificando que o valor total declarado não bate com o valor a ser ressarcido.
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− | :[[File:ClipCapIt-150526-165949.PNG]] | + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-114908.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-114915.PNG]] |
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| + | === '''Data e Assinatura''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> A '''<big>data</big>''' estará inserida no relatório automaticamente, com o dia de hoje, mas se desejar, pode alterá-la clicando em cima e escrevendo a nova data. |
| + | :<big>'''2) '''</big> Informe o '''<big>nome de quem fez o acerto</big>''' e o '''<big>CPF</big>''' nos campos indicados (em amarelo). |
| + | :<big>'''3) '''</big> Informe o '''<big>nome e o cargo</big>''' do diretor/vice diretor ou supervisor que está autorizando este relatório, nos campos em amarelo. |
| + | |
| + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-134458.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-134705.PNG]] |
| + | |
| + | === '''Gastos referentes ao Deslocamento''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Deslocamento"</big>''': |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-135524.PNG]] |
| + | |
| + | :<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes ao deslocamento: Gasolina, Pedágio ou Passagem, cada qual em sua tabela. Ao informar os valores nesta aba, os valores vão automaticamente para o relatório. |
| + | |
| + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-135823.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | ''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.'' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-135934.PNG]] |
| + | |
| + | === '''Gastos referentes à Hospedagem''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Hospedagem"</big>''': |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-140619.PNG]] |
| + | |
| + | :<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Hospedagem. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório. |
| + | |
| + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-140836.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | ''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.'' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-141204.PNG]] |
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| + | === '''Gastos referentes à Alimentação''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Vá até a parte inferior do relatório e clique na '''<big>aba "Alimentação"</big>''': |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-141305.PNG]] |
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| + | :<big>'''2) '''</big> Nesta aba, informe os gastos referentes à Alimentação. Ao informar os valores nesta aba, os valores também irão automaticamente para o relatório. |
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| + | :'''Antes da Edição:''' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-141414.PNG]] |
| + | :'''Depois da Edição:''' |
| + | ''Obs.: O relatório original precisa apenas da informações dos '''valores''' desta aba, ou seja, data e descrição são opcionais e podem ser preenchidos para controle do próprio colaborador criador do relatório.'' |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-141535.PNG]] |
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− | === Salvar documento === | + | === '''Verificando Valores''' === |
| + | :<big>'''1) '''</big> Volte para a '''<big>aba "Relatório"</big>''': |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-141735.PNG]] |
| + | |
| + | :<big>'''2) '''</big> Verifique que os valores totais estarão calculados e visíveis no relatório. |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-141933.PNG]] |
| + | |
| + | == '''Salvar documento''' == |
| Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento: | | Esse documento não precisa ser salvo por você, pois ele faz o salvamento automaticamente após toda e qualquer alteração. Você pode visualizar a confirmação do salvamento no topo do documento: |
− | :[[File:ClipCapIt-150526-142330.PNG]] | + | :[[File:ClipCapIt-150708-142231.PNG]] |
| + | |
| + | == '''Preparar Documento para entregar a tesouraria''' == |
| + | Agora é preciso imprimir o documento para entregar à tesouraria |
| + | :<big>'''1) '''</big> Para isso, clique em '''[Arquivo]''' > '''[Imprimir]''' ou de um '''"Ctrl + P"''' no seu teclado: |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-142743.PNG]] |
| + | |
| + | :<big>'''2) '''</big> Em seguida, configure a página para impressão: |
| + | :'''(1)''' Deixe marcada a opção '''<big>"Página atual"</big>''' para imprimir apenas a <big>página do relatório</big> (para isso você deve ter clicado na aba Relatório e em Imprimir); |
| + | :'''(2)''' Marque a opção '''<big>"Sem linhas de grade"</big>''' para que as linhas da planilha não sejam impressas; |
| + | :'''(3)''' Deixe o tamanho do papel como '''<big>"A4"</big>'''; |
| + | :'''(4) e (5)''' Em layout, selecione as opções '''<big>"Ajustar à largura"</big>''' e '''<big>"Retrato"</big>''' |
| + | :'''(6)''' Clique em '''Imprimir''': |
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-143202.PNG]] |
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− | === Preparar Documento para entregar a tesouraria ===
| + | :<big>'''3) '''</big> Na tela que abrir clique na '''"Impressora"''': |
− | Você deve imprimir o documento.
| + | :[[File:ClipCapIt-150708-143834.PNG]] |
− | :* Para isso, clique em '''[Arquivo]''' > '''[Imprimir]''' ou de um '''"Ctrl + P"''' no seu teclado: | |
− | :[[File:ClipCapIt-150527-105840.PNG]] | |
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− | :*Em seguida, '''selecione a impressora''' e clique em '''[Imprimir]''': | + | :<big>'''4) '''</big> Em seguida, escolha a impressora e clique em '''"Imprimir"''': |
− | :[[File:ClipCapIt-150527-110108.PNG]] | + | :[[File:ClipCapIt-150708-143944.PNG]] |
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− | Também é necessário anexar as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa.
| + | :<big>'''5) '''</big> Após imprimir, colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa. |
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− | Colete a assinatura de seu supervisor que autorizou a viagem/despesa.
| + | :<big>'''6) '''</big> Anexe as notas e/ou comprovantes fiscais, grampeando-as ao relatório de despesa. |
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− | === Entregar na tesouraria === | + | == '''Entregar na tesouraria''' == |
| Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior. | | Leve o relatório, devidamente assinado e os comprovantes até a Tesouraria da instituição para receber o ressarcimento das despesas via dinheiro, no próprio ato ou através de depósito bancário em dia posterior. |